Los conjuntos de recordatorios son colecciones de usuarios que se utilizan para gestionar los procesos de recolección y entrega de recordatorios en entornos distribuidos o grandes. Cada conjunto de recordatorios consta de:
- Nombre
- Dirección de correo electrónico del remitente
- Dirección de correo electrónico de respuesta
- Miembros: usuarios incluidos en el conjunto
- Número de procesos que incluyen el conjunto
Estos conjuntos están diseñados para usarse por ubicación geográfica o zona horaria, de modo que los mensajes de recordatorio se entreguen a tiempo. También puedes configurar conjuntos de recordatorios según grupos, oficinas o cualquier otra configuración que funcione para tu organización.
¿Cuándo se deben recolectar y entregar los recordatorios?
En la mayoría de los casos, los usuarios prefieren que los recordatorios se entreguen durante la noche para que estén en su bandeja de entrada al llegar por la mañana. Por ejemplo, si estás en Nueva York pero tu organización tiene una oficina en Tokio, deberías configurar el proceso de recolección de recordatorios para el conjunto de Tokio para que se ejecute a las 2 a. m. hora de Tokio, en lugar de a las 2 a. m. hora de Nueva York.
Es muy poco probable que los recordatorios afecten el rendimiento del sistema, pero si tienes una organización muy grande y te preocupa el rendimiento, puedes usar conjuntos de recordatorios para equilibrar la carga.
Configuración general de los conjuntos de recordatorios
Cada conjunto de recordatorios debe configurarse para recolectarse una vez al día y así asegurar que todos los recordatorios se recojan y entreguen a tiempo.
Campos y columnas del conjunto de recordatorios
| Campo o columna | Descripción |
|---|---|
| Aplicar configuración a los usuarios marcados | |
| Acción |
Especifica la acción que se realizará en todos los usuarios marcados. Las opciones son: |
| Campo Remitente | Este campo determina qué dirección de correo electrónico se muestra como remitente de los mensajes de recordatorio. Normalmente, los valores de los campos Remitente y Responder a son los mismos. |
| Campo Responder a | Este campo determina qué dirección se muestra como dirección de correo electrónico si los usuarios de recordatorios responden a un mensaje de recordatorio. Normalmente, los valores de los campos Remitente y Responder a son los mismos. |
| Columnas | |
| √ | Muestra una marca cuando un conjunto está seleccionado. |
| Nombre del conjunto | Proporciona el nombre del conjunto de recordatorios. Elige un nombre lo más descriptivo posible, por ejemplo, Nueva York o Costa Este. |
| Columna Remitente | La dirección de correo electrónico que se muestra como remitente del mensaje de recordatorio. |
| Columna Responder a | La dirección de correo electrónico utilizada como dirección de respuesta en los mensajes de recordatorio. |
| Usuarios | El número de usuarios en el conjunto de recordatorios. |
| Procesos | El número de procesos activos que involucran este conjunto de recordatorios, incluyendo procesos donde el conjunto está nombrado directamente y procesos especificados para “Todos” los conjuntos. |
Cuadro de diálogo de conjuntos de recordatorios
Direcciones de correo electrónico
Los conjuntos de recordatorios usan la misma dirección de correo electrónico para cada usuario del conjunto tanto para el campo Remitente como para el campo Responder a.
El campo Remitente determina qué dirección de correo electrónico se muestra como remitente de los mensajes de recordatorio. El campo Responder a determina qué dirección se usa como dirección de respuesta si los usuarios responden a los mensajes de recordatorio. Normalmente, los valores de los campos Remitente y Responder a son los mismos.
Hay dos formas diferentes de configurar estas direcciones de correo electrónico:
- Usar las direcciones de correo electrónico predeterminadas del sistema
- Usar direcciones de correo electrónico específicas
Usar direcciones de correo electrónico predeterminadas del sistema
Se recomienda encarecidamente usar la dirección de una bandeja de entrada monitoreada para las direcciones de respuesta.
Las direcciones de correo electrónico predeterminadas del sistema se especifican en la pestaña Configuración > Mensajería. Si no has configurado direcciones de correo electrónico predeterminadas, los campos Remitente y Responder a estarán en blanco. Para más información, consulta “Configurar los ajustes de mensajería por correo electrónico” en la guía Administrar InterAction.
Usar direcciones de correo electrónico específicas
Se recomienda encarecidamente usar la dirección de una bandeja de entrada monitoreada tanto para el remitente como para la dirección de respuesta.
Utiliza la dirección de correo electrónico del administrador que gestiona todos los usuarios de una oficina o conjunto de recordatorios si tu organización distribuye los recordatorios por ubicación. Esto permite que el administrador gestione los problemas de todos los usuarios dentro de un conjunto.
Para direcciones de correo electrónico específicas, los campos Remitente y Responder a estarán inicialmente en blanco. Ingresa las direcciones de correo electrónico que deseas usar como Remitente y Responder a en los mensajes de recordatorio para un conjunto marcado.
Agregar/Editar/Eliminar conjuntos de recordatorios
Debes gestionar los conjuntos de recordatorios según el crecimiento o los cambios de tu organización. Por ejemplo, si abres una nueva oficina, crea un nuevo conjunto de recordatorios para gestionar los recordatorios de los usuarios de esa oficina.
Existen algunas reglas respecto a la eliminación de conjuntos de recordatorios.
Los usuarios deben pertenecer a un solo conjunto y solo a uno.
Reglas para eliminar conjuntos de recordatorios
No puedes eliminar un conjunto de recordatorios en las siguientes condiciones:
- Es el único conjunto de recordatorios existente: debe haber al menos un conjunto disponible.
- Al menos un usuario (activo o inactivo) está incluido en el conjunto de recordatorios.
- El conjunto está definido como el conjunto de recordatorios predeterminado para nuevos usuarios.
- Es el único conjunto especificado para cualquier proceso de recolección de recordatorios.
Si estas condiciones no aplican al conjunto de recordatorios que deseas eliminar, consulta Eliminar un conjunto de recordatorios.
Agregar un conjunto de recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Conjuntos para abrir el cuadro de diálogo de conjuntos de recordatorios.
-
Haz clic en el botón Agregar para abrir el cuadro de diálogo Nuevo conjunto de recordatorios.
- Ingresa un nombre descriptivo para el conjunto de recordatorios en el cuadro de texto Nombre, por ejemplo, Chicago o Medio Oeste.
- Selecciona si deseas usar las direcciones de correo electrónico predeterminadas del sistema o especificar direcciones para los campos Remitente y Responder a. Estos campos no pueden quedar en blanco.
- Haz clic en OK cuando termines.
Editar un conjunto de recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Conjuntos para abrir el cuadro de diálogo de conjuntos de recordatorios.
- Haz clic en el botón Editar para abrir el cuadro de diálogo Editar conjunto de recordatorios.
-
En la pestaña General, edita el nombre del conjunto de recordatorios y las direcciones de correo electrónico de Remitente y Responder a según sea necesario.
- Si deseas volver a la configuración inicial, haz clic en Deshacer.
- Haz clic en Guardar cuando termines con esta pestaña.
-
Haz clic en la pestaña Procesos para ver todos los procesos activos que incluyen este conjunto de recordatorios o todos los conjuntos.
- Si necesitas crear un nuevo proceso o editar uno existente, haz clic en Ver todos los procesos para abrir el cuadro de diálogo Administrar programación de procesos. Para más información, consulta la guía Administrar InterAction.
-
Haz clic en la pestaña Miembros para ver los usuarios de un conjunto de recordatorios.
Solo los usuarios que muestran el ícono de recordatorio tienen los recordatorios habilitados.
-
Haz clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios e incluir nuevos usuarios en el conjunto de recordatorios.
Para Haz esto Filtrar los usuarios mostrados Selecciona un grupo en la lista desplegable Filtro. Mostrar/Ocultar usuarios inactivos Haz clic en el enlace Mostrar usuarios inactivos u Ocultar usuarios inactivos. Seleccionar los usuarios que deseas agregar al conjunto de recordatorios Marca los usuarios que deseas incluir en el conjunto. Completar el cuadro de diálogo Haz clic en OK. -
Selecciona un usuario y haz clic en Editar para cambiar la configuración de recordatorio de ese usuario.
Para más información sobre estas configuraciones, consulta “Configuración predeterminada de recordatorios” en Gestión de usuarios de recordatorios.
- Haz clic en Cerrar cuando termines de editar el conjunto de recordatorios.
Eliminar un conjunto de recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Conjuntos para abrir el cuadro de diálogo de conjuntos de recordatorios.
- Selecciona el conjunto de recordatorios que deseas eliminar y haz clic en el botón Eliminar.
Para más información sobre las reglas para eliminar un conjunto de recordatorios, consulta Reglas para eliminar conjuntos de recordatorios.