Puedes configurar los ajustes de recordatorios para un grupo de usuarios o de manera individual. Estableces los valores predeterminados generales y la configuración para los usuarios de recordatorios en el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios. La siguiente tabla resume los ajustes que se muestran en este cuadro.
El cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios muestra la configuración especificada en el cuadro de diálogo Configuración Predeterminada de Recordatorios cuando se creó el usuario o se actualizó la base de datos. Consulta Configurar la Configuración Predeterminada de Recordatorios para más información.
Configuración de Usuarios de Recordatorios
| Campo o Columna | Descripción |
|---|---|
| Aplicar configuración a los usuarios marcados | |
| Acción |
Especifica la acción que se realiza en todos los usuarios marcados. Las opciones son:
|
| Usuarios (dependiendo del filtro) | |
| √ | Muestra una marca de verificación cuando un usuario está marcado. |
| Icono de recordatorio (columna en blanco) | Muestra |
| Nombre | El nombre de un usuario (apellido, nombre) que cumple con los criterios por los que decidiste filtrar. |
| Conjunto | El nombre del conjunto de recordatorios que incluye al usuario. |
| Tipo de correo electrónico | El tipo de mensaje de correo electrónico que el usuario recibirá: HTML o texto. |
| Configuración de entrega | La frecuencia con la que se entregan los mensajes de recordatorio: diariamente en días laborables o semanalmente en cualquier día de lunes a viernes. |
| Informe | El informe que se entrega al usuario: un informe específico o se muestra el selector de informes. |
| Predeterminado | La configuración inicial para nuevos recordatorios en un número incremental de semanas o meses. |
| Administrador |
Sí o en blanco Si es Sí, el usuario está designado como Administrador del Equipo de Clientes y puede crear recordatorios para otros usuarios. Si está en blanco, el usuario no es considerado Administrador del Equipo de Clientes y no puede crear recordatorios para otros usuarios. |
| Inactivo |
Inactivo o en blanco Si es Inactivo, el usuario no está activo. Si está en blanco, el usuario está activo. |
Cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios
Filtrar usuarios
Puedes elegir el botón Filtrar en el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios para cambiar qué usuarios se muestran.
| Para | Haz esto |
|---|---|
| Mostrar solo usuarios con recordatorios activados | Selecciona Usuarios con acceso a la función de recordatorios y luego elige OK. |
| Mostrar solo usuarios con recordatorios desactivados | Selecciona Usuarios sin acceso a la función de recordatorios y luego elige OK. |
| Mostrar todos los usuarios | Selecciona Todos los usuarios y luego elige OK. |
| Mostrar usuarios inactivos | Selecciona cualquiera de las opciones anteriores y también marca la casilla Incluir cuentas de usuario inactivas, luego elige OK. |
¿Qué sucede con los usuarios inactivos?
El proceso de Recordatorio Harvester no procesa recordatorios para cuentas de usuario inactivas. Sin embargo, deberías desactivar la función de recordatorios para los usuarios que dejan tu organización después de marcarlos como usuarios inactivos de InterAction.
Configurar la Configuración Predeterminada de Recordatorios
Antes de activar la función de recordatorios para los usuarios, configura los ajustes generales para los nuevos usuarios de InterAction. Para más información sobre cómo activar la función de recordatorios para los usuarios, consulta Activar función de recordatorios.
Puedes modificar estos valores predeterminados para usuarios individuales en los cuadros de diálogo Editar cuenta de usuario o Editar configuración de recordatorios - <Nombre de usuario> en InterAction Administrator. Para más información, consulta Editar configuración de recordatorios para usuarios individuales. También puedes cambiar estos valores predeterminados para varios usuarios usando la lista desplegable Acciones en el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios en InterAction Administrator.
Configuración Predeterminada de Recordatorios
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Selecciona la configuración que se usará al crear nuevos usuarios o activar recordatorios para usuarios. | |
| Puede crear recordatorios y recibir mensajes de recordatorio | Indica la capacidad de los usuarios para ver la función de recordatorios en InterAction, crear recordatorios y recibir mensajes de recordatorio |
| Conjunto de recordatorios |
Especifica el conjunto de recordatorios para los usuarios La lista desplegable contiene todos los conjuntos de recordatorios definidos en InterAction. Para más información sobre cómo configurar conjuntos de recordatorios, consulta Administrar conjuntos de recordatorios. |
| Formato de correo electrónico | |
| Selecciona el formato de visualización para los mensajes de recordatorio | Determina el formato de los mensajes de correo electrónico que el usuario recibirá: HTML o texto. |
| Opciones de entrega | |
| Entregar |
La frecuencia con la que se entregan los mensajes de recordatorio. Las opciones son:
|
| Informe |
Los informes que se entregan al usuario. Las opciones son:
|
| Nuevos recordatorios | |
| Repetir cada | La frecuencia inicial para nuevos recordatorios en un incremento de 1 a 12 semanas o meses. |
Cuadro de diálogo Configuración Predeterminada de Recordatorios
Configurar la Configuración Predeterminada de Recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Elige el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios.
- Elige el botón Predeterminados para abrir el cuadro de diálogo Configuración Predeterminada de Recordatorios para Nuevos Usuarios de InterAction.
- Configura los ajustes predeterminados de recordatorios para nuevos usuarios y elige OK. Consulta Configuración Predeterminada de Recordatorios para más información sobre estos campos.
Activar función de recordatorios
La función de recordatorios no está disponible inicialmente para los usuarios con una nueva instalación o tras una actualización de InterAction. Esto te permite implementar la función para los usuarios de manera gradual. Hasta que los recordatorios estén activados para ellos, los usuarios no sabrán que la función existe ni verán opciones de recordatorios.
Utilizas el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios en InterAction Administrator para activar los recordatorios para los usuarios.
Activar función de recordatorios para usuarios marcados
Activar recordatorios para usuarios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Elige el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de Recordatorios.
-
Si los recordatorios no están activados para ningún usuario, se muestra un mensaje de advertencia; elige OK.
- Elige el botón Filtrar para cambiar qué usuarios se muestran. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios a los que quieras activar los recordatorios.
-
Selecciona Activar función de recordatorios en el menú desplegable Acción y elige Aplicar.
El icono de Recordatorio, que indica que el usuario ahora tiene la función de recordatorios activada, se muestra junto a cada usuario marcado.
Cambiar configuración de entrega
La configuración predeterminada de entrega para los recordatorios se configura en el cuadro de diálogo Configuración predeterminada de recordatorios.
Puedes cambiar la configuración de entrega para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
¿Cuál es la diferencia entre las entregas diarias y semanales?
Los mensajes de recordatorio solo se entregan en días laborables, ya sea de forma diaria o semanal. Sin embargo, los usuarios aún pueden programar recordatorios para sábado o domingo.
Si los usuarios eligen la entrega diaria, reciben sus mensajes de lunes a jueves el mismo día correspondiente. El viernes reciben los mensajes de recordatorio de viernes, sábado y domingo.
Si los usuarios eligen la entrega semanal, reciben sus mensajes de recordatorio el día que especifiquen más los siguientes seis días. Por ejemplo, si eligen la entrega semanal los lunes, recibirán todos los mensajes de lunes a domingo ese lunes.
Cambiar la configuración de entrega para usuarios marcados
Cambiar la configuración de entrega
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios cuya configuración de entrega deseas cambiar.
- Selecciona Cambiar configuración de entrega en el menú desplegable Acción.
-
Selecciona una opción de Entrega.
Para Haz esto Recibir mensajes de recordatorio todos los días de lunes a viernes, con los mensajes del fin de semana entregados el viernes Selecciona Diario en días laborables. Recibir mensajes de recordatorio una vez a la semana en un día específico Selecciona Semanal en y elige el día de la semana en que deseas recibir los mensajes. -
Haz clic en Aplicar.
La columna Configuración de entrega refleja el cambio para todos los usuarios marcados.
Cambiar el formato del correo electrónico
El formato de correo electrónico predeterminado para los recordatorios se configura en el cuadro de diálogo Configuración predeterminada de recordatorios.
Puedes cambiar el formato de los mensajes de recordatorio para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Cambiar el formato del correo electrónico para usuarios marcados
¿Por qué elegir texto en lugar de HTML?
La preferencia de formato de los mensajes de recordatorio, ya sea en HTML o texto, se aplica a todos los mensajes de recordatorio de un usuario, no a recordatorios individuales. Puedes preferir recibir los mensajes de recordatorio en texto en lugar de HTML si revisas tus correos en un PDA o desde clientes de correo que tienen limitaciones para mostrar HTML.
Sin embargo, si eliges HTML, los mensajes de recordatorio se envían como mensajes MIME multipart/alternative. Esto significa que el mismo contenido se proporciona en ambos formatos:
- Texto sin formato (text/plain): para clientes de correo que no pueden ver HTML
- HTML (text/HTML): para permitir el uso de formato y enlaces
Los mensajes de recordatorio en formato texto pueden incluir la misma información que los formateados en HTML. Sin embargo, hay algunas diferencias en cómo puedes usar esa información:
- En los mensajes de texto, el nombre y correo electrónico del contacto aparecen como texto normal; en HTML, el nombre y correo electrónico del contacto son enlaces.
- En los mensajes de texto, los detalles del contacto, ver un informe, recibir el informe como adjunto, editar el recordatorio y agregar una actividad se presentan como URLs; en HTML, estos son enlaces.
Cambiar la configuración del formato de correo electrónico
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios cuyo formato de correo electrónico deseas cambiar.
- Selecciona Cambiar formato de correo electrónico en el menú desplegable Acción.
-
Selecciona la opción HTML o Texto y haz clic en Aplicar.
Para más información sobre estas opciones, consulta ¿Por qué elegir texto en lugar de HTML?
La columna Tipo de correo electrónico refleja el cambio para todos los usuarios marcados.
Cambiar la frecuencia predeterminada de nuevos recordatorios
La frecuencia predeterminada para los nuevos recordatorios se configura en el cuadro de diálogo Configuración predeterminada de recordatorios.
Puedes cambiar la frecuencia predeterminada de los nuevos recordatorios para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Cambiar la frecuencia predeterminada de nuevos recordatorios para usuarios marcados
Cambiar la frecuencia predeterminada de nuevos recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios cuya frecuencia predeterminada deseas cambiar.
- Selecciona Cambiar frecuencia predeterminada de nuevos recordatorios en el menú desplegable Acción.
- Selecciona un valor numérico (de 1 a 12) para la frecuencia predeterminada de los nuevos recordatorios.
-
Selecciona Mes(es) o Semana(s) como medida de tiempo y haz clic en Aplicar.
La columna Predeterminado refleja el cambio para todos los usuarios marcados.
Cambiar el conjunto de recordatorios
El conjunto de recordatorios predeterminado se configura en el cuadro de diálogo Configuración predeterminada de recordatorios.
Puedes cambiar el conjunto de recordatorios para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Cambiar el conjunto de recordatorios para usuarios marcados
Cambiar conjuntos de recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios cuyo conjunto de recordatorios deseas cambiar.
- Selecciona Cambiar conjunto de recordatorios en el menú desplegable Acción.
-
Selecciona un nuevo conjunto de recordatorios de todos los disponibles en la lista desplegable Conjunto de recordatorios y haz clic en Aplicar.
Para más información sobre cómo agregar un nuevo conjunto de recordatorios, consulta “Agregar/Editar/Eliminar conjuntos de recordatorios” en Administrar conjuntos de recordatorios.
La columna Conjunto refleja el cambio para todos los usuarios marcados.
Cambiar informe
El informe predeterminado que se abre desde el enlace Ver informe en los mensajes de recordatorio en HTML o la URL Ver el informe en los mensajes de recordatorio en texto se configura en el cuadro de diálogo Configuración predeterminada de recordatorios.
Puedes cambiar este informe para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Cambiar informe para usuarios marcados
Cambiar la configuración del informe
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios cuyo informe deseas cambiar.
- Selecciona Cambiar informe en la lista desplegable Acción.
-
Selecciona una configuración de Informe.
Para Haz esto Permitir que los usuarios elijan el informe que desean mostrar desde el selector de informes al configurar un recordatorio Selecciona Mostrar el selector de informes. Mostrar un informe específico Selecciona Usar el informe seleccionado y haz clic en Buscar.
Selecciona el informe que deseas mostrar de los informes incluidos en el selector de informes.
-
Haz clic en Aplicar.
La columna Informe refleja el cambio para todos los usuarios marcados.
Desactivar la función de recordatorios
Puedes desactivar los recordatorios para los usuarios marcados en el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Cuando desactivas los recordatorios para los usuarios, ninguna de sus otras configuraciones de recordatorio se ve afectada. Por ejemplo, si un usuario está configurado para recibir mensajes de recordatorio en formato Texto y puede crear recordatorios para otros usuarios, esas configuraciones no cambian; solo se desactiva la función para ese usuario. Si decides volver a activar los recordatorios para ese usuario, los mensajes seguirán entregándose como Texto y el usuario podrá crear recordatorios para otros usuarios.
Desactivar la función de recordatorios
Desactivar la función de recordatorios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar los usuarios que se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios para quienes deseas desactivar los recordatorios.
-
Selecciona Desactivar la función de recordatorios en el menú desplegable Acción y haz clic en Aplicar.
El icono de recordatorio, que indica que el usuario tiene habilitada la función de recordatorios, se elimina de cada usuario marcado.
Habilitar la opción para configurar recordatorios para otros usuarios
Puedes convertir a ciertos usuarios en Administradores de equipos de clientes habilitando la opción para configurar recordatorios para otros usuarios desde el cuadro de diálogo Usuarios de recordatorios en InterAction Administrator.
Habilitar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios
Habilitar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo de Usuarios de Recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar qué usuarios se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios para los que quieras habilitar la opción de establecer recordatorios para otros usuarios.
-
Selecciona Habilitar opción para establecer recordatorios para otros usuarios en el menú desplegable de Acciones y haz clic en Aplicar.
La columna Manager muestra Sí para todos los usuarios marcados.
Ocultar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios
Puedes ocultar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios desde el cuadro de diálogo de Usuarios de Recordatorios en InterAction Administrator.
Ocultar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios
Ocultar la opción para establecer recordatorios para otros usuarios
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo de Usuarios de Recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar qué usuarios se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Marca todos los usuarios para los que quieras ocultar la opción de establecer recordatorios para otros usuarios.
-
Selecciona Ocultar opción para establecer recordatorios para otros usuarios en el menú desplegable de Acciones y haz clic en Aplicar.
La columna Manager ahora aparece en blanco para todos los usuarios marcados.
Editar la configuración de recordatorios para usuarios individuales
También puedes establecer preferencias para usuarios individuales desde InterAction Administrator. Estas incluyen las mismas configuraciones que los usuarios pueden ajustar por sí mismos desde cualquier cliente de InterAction.
[A] Windows Client y PIMs - el botón del menú Acciones en Mis recordatorios
[B] Web Client - el enlace Preferencias de recordatorio en Mi InterAction
[C] Windows Client - en el menú Herramientas > Opciones, el botón Preferencias en la pestaña de Preferencias
[D] Microsoft Outlook - en el menú Herramientas > Opciones, el botón Preferencias en la pestaña de InterAction
Editar la configuración de recordatorios para usuarios individuales
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Recordatorios.
- Haz clic en el botón Usuarios para abrir el cuadro de diálogo de Usuarios de Recordatorios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar qué usuarios se muestran, si es necesario. Para más información, consulta Filtrar usuarios.
- Selecciona el usuario al que deseas editar la configuración en la lista de usuarios.
- Haz clic en el botón Editar.
- Configura los ajustes del usuario y haz clic en OK.
Editar la configuración de recordatorios al gestionar un usuario individual
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de cuentas de usuario y grupos.
- Haz clic en el botón Cuentas de usuario para abrir el cuadro de diálogo de gestión de usuarios.
- Haz clic en el botón Filtrar para cambiar qué usuarios se muestran, si es necesario.
- Selecciona el usuario al que deseas editar la configuración en la lista de usuarios.
- Haz clic en el botón Editar.
- Haz clic en la pestaña Configuración de recordatorios.
- Configura los ajustes del usuario y haz clic en OK.