Cuando un usuario aporta un contacto a la lista de la firma, la información de ese contacto también se aporta a la lista de la firma. La información que se aporta y la forma en que se compara depende de la información que se está agregando y de la configuración para agregar nuevos contactos. Todos los siguientes factores afectan cómo se aporta y compara la información del contacto:
- ¿Las reglas para nuevos contactos especifican intentar hacer coincidir los nuevos contactos con los existentes? Si no es así, la información del contacto del usuario simplemente se agrega al nuevo contacto creado en la lista de la firma.
- Si las reglas para nuevos contactos especifican buscar contactos coincidentes, ¿se encuentra un contacto coincidente? Si no es así, la información del contacto del usuario simplemente se agrega al nuevo contacto creado en la lista de la firma.
- Si se encuentra un contacto coincidente, ¿el contacto del usuario está marcado como sospechoso? Si el contacto de un usuario está marcado como sospechoso, la información del contacto se trata de manera especial al comparar la información del contacto de la firma con la del usuario.
Para obtener más información sobre cómo marcar los datos de contacto como sospechosos, consulta Cargar y aportar información de contacto de usuario.
Para más información, consulta las siguientes secciones:
- ¿Qué información de contacto se conecta?
- ¿Cómo indican los usuarios qué información se mantiene confidencial?
- ¿Cómo se conecta la información de contacto?
¿Qué información de contacto se conecta?
La firma especifica qué datos son obligatorios para todos los nuevos contactos [configurado en la sección Control de Contactos de Data Minder]. Estos requisitos son necesarios para todos los nuevos contactos, ya sean contactos de la firma o de usuarios.
Cuando un usuario aporta un contacto a la lista de la firma, la información de ese contacto también se aporta a la lista de la firma. El usuario debe aportar información de los siguientes campos:
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Nombre (obligatorio)
El nombre de una persona incluye el título, nombre, segundo nombre, apellido y sufijo.
- Empresa (obligatorio)
- Puesto de trabajo (obligatorio)
Para cada contacto en su lista de contactos, el usuario puede elegir mantener la siguiente información como confidencial o aportarla a la lista de la firma:
- Alias
- Departamento
- Teléfono del asistente
- Nombre del asistente
- Dirección comercial
- Teléfono comercial
- Teléfono comercial 2
- Fax comercial
- Correo electrónico comercial
- Sitio web comercial
- Teléfono móvil
- Buscapersonas
- Dirección particular (solo contactos personales)
- Teléfono particular (solo contactos personales)
- Fax particular (solo contactos personales)
- Correo electrónico particular (solo contactos personales)
Dependiendo de la configuración de la firma sobre los campos mínimos para nuevos contactos, puede ser obligatorio al menos un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, o ambos.
¿Cómo indican los usuarios qué información se mantiene confidencial?
Cada usuario puede mantener sus preferencias sobre qué campos de información se mantienen confidenciales cuando agrega un nuevo contacto en InterAction.
Los usuarios pueden gestionar sus preferencias desde la página Mi InterAction en el Web Client de InterAction.
Para contactos individuales, los usuarios pueden especificar diferentes campos para mantener confidenciales. Por ejemplo, las preferencias de Ed Roberts para su lista de contactos de usuario pueden indicar que toda la información de nombre y empresa de los contactos puede aportarse a la lista de la firma. Sin embargo, para Jane Tarnoff, puede especificar que su número de teléfono comercial se mantenga confidencial.
Cuando un usuario cambia sus valores predeterminados para nuevos contactos sobre qué información se mantiene confidencial, puede actualizar todos los contactos en su lista para que también usen estos ajustes. Por ejemplo, si un usuario inicialmente tenía el buscapersonas como campo confidencial, puede actualizar sus preferencias para que este campo ya no sea confidencial y actualizar todos los contactos existentes en su lista para que tampoco lo sea.
Administrar las preferencias de un usuario para mantener la información de contacto confidencial
Usando InterAction Administrator, puedes mantener las preferencias de un usuario sobre qué información de contacto se mantiene confidencial. Esto solo mantiene la configuración predeterminada para nuevos contactos en la lista de contactos del usuario. No puedes administrar la configuración de un usuario para contactos individuales.
Para instrucciones sobre cómo modificar la información predeterminada que se mantiene confidencial para los contactos de usuario, consulta Configurar la configuración de datos confidenciales.
¿Puedo exigir que los usuarios aporten información de contacto a la lista de la firma?
Tu organización puede exigir que los usuarios envíen actualizaciones de los datos de contacto. Por ejemplo, puedes querer que los usuarios siempre aporten números de teléfono y direcciones comerciales. Para más información, consulta Permitir que los usuarios cambien su configuración confidencial predeterminada.
¿Cómo se conecta la información de contacto?
Si el contacto de un usuario se aporta a la lista de la firma y no se encuentra un contacto coincidente en la lista de la firma, el contacto del usuario se agrega a la lista de la firma y cualquier información de contacto que el usuario haya aportado también se agrega al contacto.
Cuando se encuentra un contacto coincidente en la lista de la firma para un contacto que el usuario está aportando, InterAction debe comparar la información de contacto del usuario con la información de la firma. InterAction luego conecta la información de contacto donde coincide y agrega información adicional a cualquiera de los contactos, si está disponible.
La forma en que se compara la información de contacto del usuario con InterAction depende de si el contacto se considera sospechoso o no. Los contactos agregados a la lista de contactos de un usuario durante la sincronización o importación inicial suelen marcarse como sospechosos. Cuando esto ocurre, InterAction maneja los contactos de manera diferente a otros nuevos contactos porque no se sabe si la información está desactualizada. Para más información sobre información de contacto sospechosa, consulta Cómo se maneja la información de contacto durante una carga inicial de contactos de usuario.
Si el contacto no está marcado como sospechoso, la información del contacto se compara con la información de la firma usando el procesamiento normal de datos.
Comparación de nombre e información laboral
Si un contacto en la lista de contactos del usuario está conectado a un contacto en la lista de la firma, InterAction compara el nombre, la empresa y otros campos relacionados con el empleo. Lo siguiente ocurre:
- Si los campos coinciden, no se realizan cambios.
- Si uno de los contactos tiene un campo en blanco donde el otro tiene un valor, el campo en blanco se completa. Por ejemplo, si el contacto del usuario es “Tom J. Williams” y el de la firma es “Tom Williams”, el contacto de la firma se actualiza a “Tom J. Williams”.
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Si estos campos no coinciden, InterAction hace lo siguiente:
Contacto regular Contacto sospechoso La información del contacto de la firma se actualiza. (Se aplican las reglas de Gestión de Cambios de Datos. Por lo tanto, el cambio puede enviarse para su aprobación en lugar de actualizar automáticamente el contacto.) Las reglas para nuevos contactos determinan qué ocurre. Normalmente, las organizaciones eligen la opción de enviar un ticket de Conflicto de Datos al responsable de datos.
Comparación de direcciones y números de teléfono
Si un contacto en la lista de contactos del usuario está conectado a un contacto en la lista de la firma, InterAction intenta conectar los teléfonos, direcciones y direcciones electrónicas del contacto del usuario con los teléfonos, direcciones y direcciones electrónicas del contacto de la firma (si el usuario ha decidido aportar los números de teléfono y direcciones a la lista de la firma). Lo siguiente ocurre:
- Si se encuentra un número de teléfono, dirección o dirección electrónica coincidente en el contacto de la firma, los dos elementos se conectan. Cuando la información de contacto está conectada, las actualizaciones de la información se comparten entre ambos contactos.
- Si la firma tiene un valor donde el usuario no, el campo vacío del contacto del usuario se completa. Por ejemplo, si la firma tiene un número de fax para el contacto y el usuario no, el número de fax se agrega al contacto del usuario.
- Si el usuario tiene un valor y la firma no, el valor del contacto del usuario se agrega al contacto de la firma.
- Si ambos contactos tienen información, pero no coincide, ocurre lo siguiente:
| Contactos regulares | Contactos sospechosos |
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InterAction revisa la empresa asociada al contacto para buscar una dirección o número de teléfono coincidente. Si se encuentra uno, ese valor se agrega a la persona y se comparte desde la empresa asociada. Si el contacto es una empresa o si el valor no se encuentra en la empresa asociada, el valor del usuario se agrega al contacto de la firma como un nuevo número de teléfono, dirección o dirección electrónica. La información del contacto del usuario se conecta a este nuevo elemento en el contacto de la firma. |
InterAction revisa la empresa asociada al contacto para buscar una dirección o número de teléfono coincidente. Si se encuentra uno, ese valor se agrega a la persona y se comparte desde la empresa asociada. Las reglas para nuevos contactos determinan qué ocurre. Normalmente, la opción elegida es enviar un ticket de Conflicto de Datos al responsable de datos. Sin embargo, puedes configurar InterAction para que haga cualquiera de las siguientes acciones en lugar de crear un ticket de conflicto de datos:
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La información comercial y particular se compara entre sí. Por ejemplo, un número de teléfono particular en el contacto del usuario se compara con los teléfonos particulares y comerciales en un contacto de la firma para encontrar una coincidencia. Esto ayuda en situaciones donde los usuarios ingresan accidentalmente un número de teléfono comercial en un campo de teléfono particular (o viceversa) en Outlook.
Sin embargo, los números de teléfono de diferentes tipos de “dispositivo” no se comparan. Por ejemplo, un número de fax en un contacto de usuario solo se compara con números de fax en el contacto de la firma. De igual manera, un número de teléfono “móvil” en un contacto de usuario no se compara con números de teléfono “regulares”.