Die meisten Datensätze enthalten Optionen zur Datensatzzuordnung. Diese Optionen legen fest, wie InterAction Collaboration den Kontakt findet, der aktualisiert werden soll.
Wenn Sie beispielsweise zusätzliche Felder aktualisieren, erfassen Sie die Feldwerte. Für jeden Wert sucht InterAction Collaboration zuerst den Kontakt und aktualisiert dann das zusätzliche Feld mit den erfassten Daten.
Optionen zur Datensatzzuordnung bestimmen, wie InterAction Collaboration die zu aktualisierenden Kontakte findet.
Sie können Zuordnungsoptionen für die folgenden Datensätze auswählen:
- Firma
- Person
- Adresse
- Aktivität
- Klassifizierung
- Verwandter Kontakt (in diesem Fall gibt es zwei Zuordnungen, eine für jeden Kontakt in der Beziehung)
- Ordnerverknüpfung
- Notiz
- Modul (Akten, Engagements, Chancen, falls lizenziert)
- Zusätzliche Informationen
- Gruppenmitglied
Es gibt drei Standardtypen der Zuordnung, die von diesen Datensätzen verwendet werden:
- Datenquellen-System-ID
- Zusätzliches Feld
- InterAction-Kontakt-ID
Wenn Sie den Kontakt nicht beanspruchen, gibt es keine entsprechende SYS_ID. Weitere Informationen zum Beanspruchen finden Sie unter Beanspruchen oder nicht beanspruchen.
Einige Datensätze können auch andere Zuordnungsoptionen enthalten. Einzelheiten finden Sie im detaillierten Abschnitt zum jeweiligen Datensatz.
In den folgenden Abschnitten finden Sie Details zu den drei Standardtypen der Zuordnung:
- Zuordnung nach Datenquellen-System-ID
- Zuordnung nach zusätzlichem Informationsfeld
- Zuordnung nach InterAction-Kontakt-ID
Zuordnung nach Datenquellen-System-ID
Bei dieser Option verwenden Sie eine eindeutige System-ID für die Person oder Firma, um den zu aktualisierenden Kontakt zu finden. Dieser ID-Wert ist immer für Personen und Firmen erforderlich, die Kontakte beanspruchen, und wird in die SYS_ID-Spalte der Personen-/Firmendatensatz-Tabelle übernommen. In der Regel entspricht die System-ID für eine Person oder Firma der eindeutigen ID, die im externen System verwendet wird.
Weitere Informationen zu System-IDs für Personen und Firmen finden Sie unter Eindeutige Identifizierung von Firmen und Personen.
Sie können die folgenden Datensätze nach der Datenquellen-System-ID zuordnen:
- Adresse
- Zusätzliches Feld
- Aktivität
- Klassifizierung
- Verwandter Kontakt
- Gruppenmitglied
- Ordnerverknüpfung
- Notizen
Wenn Sie diese Option für einen Datensatz auswählen, enthält die entsprechende Datensatz-Tabelle eine SYS_ID-Spalte. Sie erfassen die System-ID des Kontakts in dieser Spalte.
Wenn zum Beispiel die SYS_ID-Spalte einer erfassten Zeile den Wert 1000 enthält, wird der Kontakt mit der SYS_ID 1000 mit den Informationen aus dieser Zeile aktualisiert.
Die Zuordnung nach Datenquellen-System-ID ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn Sie InterAction Collaboration für eine laufende Integration mit einem externen System verwenden. Die IDs, die Sie als System-ID verwenden, werden aus dem anderen System übernommen.
Beachten Sie außerdem, dass Sie mit dieser Methode nur Kontakte aktualisieren können, die aus demselben externen System stammen und dieselbe Datenquelle verwenden.
Zuordnung nach zusätzlichem Informationsfeld
Bei dieser Option findet InterAction Collaboration den zu aktualisierenden Kontakt, indem der Wert in einem bestimmten zusätzlichen Feld mit einem aus dem externen System übernommenen Feldwert verglichen wird. Sie können das zusätzliche Feld auswählen, das für die Zuordnung der Kontakte verwendet werden soll. Dieses Feld kann entweder ein globales oder ordnerspezifisches zusätzliches Feld sein.
Sie können die folgenden Datensätze nach zusätzlichem Feld zuordnen:
- Firma/Person
- Adresse
- Zusätzliches Feld
- Aktivität
- Klassifizierung
- Verwandter Kontakt
- Gruppenmitglied
- Ordnerverknüpfung
- Notizen
Wenn Sie diese Option für einen Datensatz auswählen, wählen Sie auch das zusätzliche Feld aus, das als ID-Feld verwendet werden soll. Die entsprechende Datensatz-Tabelle enthält eine Spalte für das ausgewählte zusätzliche Feld. Sie erfassen die Identifikationsinformationen für den Kontakt in dieser Spalte.
Wenn Sie zum Beispiel das zusätzliche Feld Mitarbeiternummer als Zuordnungsfeld auswählen, wird eine EMPLOYEE_NUMBER-Spalte zur Datensatz-Tabelle hinzugefügt.
Wenn diese EMPLOYEE_NUMBER-Spalte in einer Zeile den Wert 123456 enthält, findet und aktualisiert InterAction Collaboration den InterAction-Kontakt mit dem Wert 123456 im zusätzlichen Feld Mitarbeiternummer.
Mit dieser Methode können Sie jeden InterAction-Kontakt aktualisieren, der einen Wert im für die Zuordnung verwendeten zusätzlichen Feld enthält. Im obigen Beispiel könnten Sie jeden InterAction-Kontakt mit einem Wert im zusätzlichen Feld Mitarbeiternummer aktualisieren.
Zusätzliche Felder, die Sie für die Zuordnung verwenden können
Sie können Datensätze entweder mit einem Einzelwert- oder einem Mehrwert-Zusatzfeld zuordnen.
Beachten Sie außerdem, dass alle InterAction-Zusatzfelder einen bestimmten Datentyp haben, der den Typ der enthaltenen Daten definiert. Sie können jeden dieser Feldtypen als Zuordnungsfeld verwenden:
- Dezimal
- InterAction-Benutzer (die Werte sollten als Kontonamen übernommen werden)
- Zahl
- Text
In den meisten Fällen verwenden Sie entweder ein Text- oder ein Zahlenfeld als Zuordnungsfeld.
Mehrwert-Zusatzfelder und Dubletten-Zusammenführung
Beachten Sie bei der Definition Ihrer InterAction Collaboration-Zuordnungsoptionen Folgendes: Wenn Sie zwei extern verwaltete Kontakte in InterAction zusammenführen, wird einer der Kontakte ausgewählt, um die Eigentümerschaft freizugeben. Wenn dieser Kontakt auf Basis eines Mehrwert-Zusatzfelds zugeordnet ist, werden nachfolgende Aktualisierungen im externen System weiterhin an InterAction übermittelt und auf den Kontakt angewendet, der nach der Zusammenführung erhalten bleibt. Wenn dieser Kontakt auf Basis einer anderen Zuordnungsmethode zugeordnet ist, wird in InterAction Collaboration eine Meldung angezeigt, dass der Kontakt, der die Eigentümerschaft freigegeben hat, nicht aktualisiert werden kann.
Zuordnung nach InterAction-Kontakt-ID
Bei dieser Option findet InterAction Collaboration den zu befüllenden Kontakt, indem die internen Kontakt-Identifikatoren von InterAction mit einem aus dem externen System übernommenen Wert verglichen werden.
Sie können die folgenden Datensätze nach Kontakt-ID zuordnen:
- Adresse
- Zusätzliches Feld
- Aktivität
- Klassifizierung
- Verwandter Kontakt
- Gruppenmitglied
- Ordnerverknüpfung
- Notizen
Jeder Kontakt in InterAction wird eindeutig durch eine Kombination aus zwei Identifikationswerten bestimmt:
- Die Contact Source ID identifiziert die Datenbank, in der der Kontakt erstellt wurde.
- Die Contact ID identifiziert den spezifischen Kontakt.
Beide Werte sind erforderlich, um einen Kontakt eindeutig zu identifizieren.
Wenn Sie diese Option für einen Datensatz auswählen, enthält die entsprechende Datensatz-Tabelle zwei Spalten für die ID-Werte:
- LISTING_SRC_ID – erfassen Sie die Contact Source ID in dieser Spalte.
- LISTING_ID – erfassen Sie die Contact ID in dieser Spalte.
Wenn zum Beispiel die LISTING_ID-Spalte einer Zeile den Wert 90 enthält und die LISTING_SRC_ID-Spalte den Wert 2, werden die Kontakte mit denselben ID-Werten mit den Informationen aus dieser Zeile aktualisiert.
Wann sollte ich InterAction-IDs als Zuordnungsfeld verwenden?
Da ein externes System wahrscheinlich keine ID-Werte enthält, die mit den internen ID-Werten von InterAction übereinstimmen, ist die Zuordnung nach InterAction-ID nur in einigen speziellen Szenarien sinnvoll:
- Sie importieren Daten, die aus einer früheren Version von InterAction exportiert wurden. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie sowohl die Contact ID (Listing ID) als auch die Contact Source ID (Listing Source ID) aus der vorherigen Version exportieren.
- Sie müssen ordnerspezifische Informationen von einem Ordner in einen anderen übertragen, ordnerspezifische Informationen in globale umwandeln oder umgekehrt. Ein Beispiel für dieses Szenario und zusätzliche Felder finden Sie unter InterAction Collaboration zum Verschieben ordnerspezifischer Felder verwenden.
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Sie müssen Kontakte mit Informationen aktualisieren, die beim Import und der Datenkonvertierung während der Ersteinführung nicht enthalten waren. Angenommen, bei der Einführung von InterAction in Ihrer Organisation wurden alle Mitarbeitenden ohne Informationen in den Feldern für Personalinformationen importiert. Zu einem späteren Zeitpunkt möchten Sie diese Felder mit Daten befüllen.
So könnten Sie vorgehen:
- Exportieren Sie die Daten aus InterAction, einschließlich der ID-Werte.
- Ergänzen Sie die exportierte Datei um die neuen Informationen, z. B. zusätzliche Feldwerte oder Aktivitäten.
- Erstellen Sie einen Datensatz und ordnen Sie ihn über die InterAction-Kontakt-ID zu. Verwenden Sie diesen, um die Kontakte zu aktualisieren.