Sie verwenden InterAction, um die Daten für das Bereinigen zu exportieren.
In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:
- Einrichten der Exportanweisungen
- Exportieren der Daten
- Daten für das Bereinigen exportieren
- Vorbereiten der Exportdatei für das Datenbereinigen
- Senden der Daten an eine externe Organisation zur Korrektur und Bereinigung
Einrichten der Exportanweisungen
Verwenden Sie die normale Exportfunktion in InterAction, um die Daten zu exportieren. Sie sollten Personen und Unternehmen getrennt exportieren, da die benötigten Felder jeweils unterschiedlich sind.
Exportanweisungen für den Export der Postadressen von Personen und Unternehmen werden mit InterAction bereitgestellt. Verwenden Sie AC Company Address für Unternehmen und AC Person Address für Personen.
Sie können die Exportanweisungen nach Bedarf anpassen. Zum Beispiel können Sie Anweisungen erstellen, die Privatadressen statt Postadressen exportieren.
Exportanweisungen für Unternehmen
Für Unternehmen muss die exportierte Datei die unten aufgeführten Spalten in der angegebenen Reihenfolge enthalten.
Die erste Spalte muss Company Name heißen. Die Namen der anderen Spalten können unterschiedlich sein. Wenn Sie beispielsweise die Postadressen exportieren, beginnen die Adressspalten standardmäßig mit Mailing. Wenn Sie die Geschäftsadresse exportieren, beginnen die Adressspalten stattdessen mit Business.
Exportieren Sie diese Spalten:
- Company Name
- Address Line 1
- Address Line 2
- Address Line 3
- City
- State
- Postal Code
- Country
- Address ID
- Address Source ID
Exportanweisungen für Personen
Für Personen muss die exportierte Datei die unten aufgeführten Spalten in der angegebenen Reihenfolge enthalten.
Die erste Spalte muss Title heißen. Die Namen der anderen Spalten können unterschiedlich sein. Wenn Sie beispielsweise die Postadressen exportieren, beginnen die Adressspalten standardmäßig mit Mailing. Wenn Sie die Geschäftsadresse exportieren, beginnen die Adressspalten stattdessen mit Business.
Exportieren Sie diese Spalten:
- Title
- First Name
- Middle Name
- Last Name
- Address Line 1
- Address Line 2
- Address Line 3
- City
- State
- Postal Code
- Country
- Address ID
- Address Source ID
Exportieren der Daten
Da die benötigten Spalten für Personen- und Firmendaten unterschiedlich sind, sollten Sie diese Elemente getrennt exportieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:
- Exportieren Sie direkt aus einem Ordner, der nur eine Art von Kontakt enthält. Wenn Sie zum Beispiel aus dem Ordner Firm Contacts - Companies exportieren, werden nur Unternehmen exportiert.
- Führen Sie in InterAction eine Suche durch, um nur Personen oder nur Unternehmen zu finden. Verwenden Sie das Kriterium Contact Type is und wählen Sie entweder Person oder Company aus.
- Sortieren Sie in einem Ordner oder einer Suche die Kontakte nach den Symbolen für Unternehmen/Personen und markieren Sie dann alle Kontakte, die exportiert werden sollen.
Daten für das Bereinigen exportieren
- Öffnen Sie in InterAction den Ordner oder das Suchergebnis, das Sie exportieren möchten.
- Markieren Sie bei Bedarf die zu exportierenden Kontakte.
- Wählen Sie Ordner > Exportieren.
- Geben Sie den Dateinamen ein.
-
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Export field headers in first row.
Die Feldüberschriften müssen in der Exportdatei enthalten sein. Wenn sie fehlen, kann Application Collaboration die Daten nicht wieder importieren!
- Wählen Sie die zu verwendenden Exportanweisungen aus.
- Um die mitgelieferten Anweisungen zu verwenden, wählen Sie AC Company Address für Unternehmen oder AC Person Address für Personen. Diese Anweisungen exportieren die Postadressen der Unternehmen oder Personen.
- Um eigene Exportanweisungen zu erstellen, wählen Sie Neu. Achten Sie darauf, die in Einrichten der Exportanweisungen gegebenen Richtlinien zu befolgen.
- Klicken Sie auf OK, um die Kontakte zu exportieren.
Vorbereiten der Exportdatei für das Datenbereinigen
In manchen Fällen möchten Sie die Exportdatei überprüfen und Änderungen vornehmen, bevor Sie sie zum Bereinigen weitergeben.
Wenn Sie beispielsweise Personenkontakte exportieren, kann es vorkommen, dass mehrere Personen dieselbe Adresse verwenden, die von einem Unternehmen stammt. Da eine Änderung der Adresse für alle Personen gilt, möchten Sie diese Duplikate möglicherweise entfernen. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Datenbereinigungsdienst pro Adresse abrechnet.
Um doppelte Adressen zu finden, öffnen Sie die Exportdatei in einem Programm wie Microsoft® Excel® und sortieren Sie nach Address ID. Löschen Sie Adressen mit doppelten Address ID-Werten.
Senden der Daten an eine externe Organisation zur Korrektur und Bereinigung
Die meisten externen Organisationen, die Datenbereinigungs- oder Datenbereinigungsdienste anbieten, können mit CSV-Dateien arbeiten.
Stellen Sie sicher, dass die Organisation keine Spalten umsortiert oder löscht. Falls nötig, können zusätzliche Spalten am Ende hinzugefügt werden, solange sie in allen Zeilen der Exportdatei vorhanden sind.
Application Collaboration verwendet die Spalten Address ID und Address Source ID, um die zu aktualisierenden Adressen zu finden. Achten Sie daher darauf, dass die Daten in diesen Spalten nicht verändert werden.