InterAction ermöglicht es jedem Benutzer, eine eigene Kontaktliste zu pflegen. Gleichzeitig verwaltet InterAction das gesamte kollektive Wissen der Organisation über Kontakte, das aus verschiedenen anderen Systemen und von anderen Benutzern stammt.
InterAction stellt eine Kanzleiliste von Kontakten bereit, während jeder Benutzer auch eine eigene Kontaktliste hat. Die Kanzleiliste enthält jeweils nur eine Version jedes Kontakts. Derselbe Kontakt kann jedoch in mehreren Benutzerlisten vorkommen. Kontakte in der Kanzleiliste werden als „Kanzleikontakte“ bezeichnet. Kontakte in der Liste eines Benutzers heißen „Benutzerkontakte“.
Benutzer können ihre Benutzerkontaktliste direkt im InterAction Web Client verwalten. Alternativ können sie ihre Kontakte in einem Personal Information Manager (PIM) wie Microsoft® Outlook® pflegen. InterAction synchronisiert die Kontakte im PIM jedes Benutzers mit den Kontakten in der InterAction-Kontaktliste des Benutzers. Sie können Benutzerkontaktlisten nicht über den Windows Client aufrufen.
Obwohl Fachkräfte ihre eigenen Kontaktlisten pflegen, möchten sie für bestimmte Kontakte auf die Informationen ihrer Organisation zugreifen. Um den Informationsaustausch zwischen den Benutzerlisten und der Kanzleiliste zu erleichtern, ermöglicht InterAction es Benutzern, beliebige ihrer Benutzerkontakte mit der einzigen Version des Kontakts in der Kanzleiliste zu „verbinden“.
Eine Benutzerkontaktliste wird automatisch erstellt, wenn Sie ein InterAction-Benutzerkonto anlegen.
Wenn ein Benutzer einen Benutzerkontakt mit einem Kanzleikontakt verbindet, bietet InterAction die Möglichkeit, Änderungen vom Kanzleikontakt zu übernehmen und auf den Benutzerkontakt anzuwenden. Ebenso kann der Benutzer durch das Verbinden eines Benutzerkontakts mit einem Kanzleikontakt Informationen über den Kontakt zur Kanzleiliste beitragen.
Wer kann auf Benutzerkontaktlisten zugreifen?
Jede Benutzerkontaktliste kann nur von dem Benutzer, dem die Liste gehört, und dessen Vertretungen (Proxies) aufgerufen werden. Zum Beispiel kann nur Ed Roberts auf die Benutzerkontaktliste von Ed Roberts zugreifen. Wenn Eds Sekretärin als seine Vertretung eingetragen ist, haben sowohl Ed als auch seine Sekretärin Zugriff auf seine Benutzerkontaktliste. Weitere Informationen zu Vertretungen finden Sie unter Verwalten von Benutzer-Vertretungen.
Vertretungen können keine Kontakte sehen, die ein Benutzer als „Privat“ markiert hat.
Das InterAction-Systemadministrator-Konto (IAADMIN) kann nicht auf Benutzerkontaktlisten zugreifen, ebenso wenig wie Datenverwalter. Die einzige Möglichkeit, einem anderen Benutzer Zugriff auf eine Benutzerkontaktliste zu geben, besteht darin, diesen Benutzer als Vertretung einzutragen.