Wenn Sie InterAction zur Bereinigung Ihrer Kontaktdaten verwenden, sollten Sie für die Bereinigung den folgenden Prozess anwenden:
- Überprüfen Sie alle Kontakte, die Sie in InterAction übernommen haben, um Folgendes sicherzustellen:
- Die wichtigsten Kontakte Ihrer Organisation sind im Ordner Wichtigste Kontakte verknüpft.
- Alle Kontakte haben einen Kontakttyp, der die Beziehung des Kontakts zu Ihrer Organisation kennzeichnet.
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Bestimmen Sie, welche Kontakte zuerst manuell überprüft und aktualisiert werden sollten. In der Regel umfasst diese Liste die wichtigsten Kontakte Ihrer Organisation und bis zu drei Kontakttypen, die für die Kontaktmanagement-Strategie Ihrer Organisation zentral sind.
In den meisten Fällen beginnen Organisationen den Überprüfungsprozess mit den wichtigsten Mandanten und Ihrem Personal. Zusätzlich können Sie auch Alumni Ihrer Organisation oder Personen, die mit Ihren Top-Mandanten in Verbindung stehen, überprüfen.
Die weiteren Schritte sollten bei den wichtigen Kontakten durchgeführt werden, die Sie für eine weitere Bereinigung identifiziert haben.
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Überprüfen Sie die geladenen Kontakte, um doppelte Kontakte zu identifizieren und zusammenzuführen.
Im Allgemeinen umfasst dieser Prozess Folgendes:
- Richten Sie eine Ordnerabhängigkeit ein, um die Datenbank nach doppelten Kontakten zu durchsuchen und diese Kontakte in den Ordner Mögliche doppelte Kontakte zu verknüpfen.
- Verwenden Sie die Funktion „Mehrfachkontakt-Duplikate zusammenführen“, um alle Kontakte im Ordner Mögliche doppelte Kontakte zusammenzuführen.
- Anfangs haben der Systemadministrator und Mitglieder der Gruppe Datenadministratoren Zugriff auf die Suche nach potenziellen Duplikaten im Windows Client. Diese Tools können ebenfalls verwendet werden, um doppelte Kontakte zu finden.
- Verwenden Sie die Funktion „Mehrfachkontakt-Duplikate zusammenführen“, um verbleibende doppelte Kontakte ordnerweise zu identifizieren und zusammenzuführen.
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Nach dem Zusammenführen von Kontakten können Kontakte doppelte Adressen und Telefonnummern enthalten. Verwenden Sie die Funktionen zum Zusammenführen von Adressen und Telefonnummern, um mehrere Adressen und Telefonnummern bei Ihren wichtigen Kontakten zu konsolidieren.
Funktionen wie das Zusammenführen mehrerer Adressen helfen Ihnen, doppelte Adressen bei allen Kontakten in einem gesamten Ordner zu identifizieren und mehrere verschiedene Adressen gleichzeitig zusammenzuführen.
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Überprüfen Sie Kontakte auf nicht standardisierte Informationen. Identifizieren Sie beispielsweise Folgendes:
- Falsch eingegebene Namen oder Kontaktnamen, die nicht den Standards Ihrer Organisation entsprechen. Zum Beispiel gibt Ihre Organisation Namensinformationen in die entsprechenden Felder für Vorname, zweiter Vorname und Nachname für die formale Namensbezeichnung ein. Daher sollten Sie Einträge wie HJ Smith in Henry James Smith korrigieren.
- Adressen, die nicht den Standards Ihrer Organisation entsprechen. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass alle Adressen die korrekten Abkürzungen für Bundesländer verwenden, Länder angegeben sind usw.
Wo Sie nicht standardisierte Informationen finden, korrigieren Sie die Kontakte manuell. In einigen Fällen können Sie die Suchen-und-Ersetzen-Funktion nutzen, um systemweit Aktualisierungen vorzunehmen. Sie können zum Beispiel alle Kontaktadressen finden, bei denen USA als Land angegeben ist, und diese auf United States of America aktualisieren.
Langfristig hilft das Datenänderungsmanagement dabei, zu verhindern, dass fehlerhafte Daten ohne Benachrichtigung des Datenverantwortlichen zu wichtigen Kontakten hinzugefügt werden.
- Identifizieren Sie Kontakte mit unvollständigen Informationen. Zum Beispiel könnten die Standards Ihrer Organisation wie folgt lauten:
- Stellen Sie sicher, dass jeder Kontakt in den wichtigen Kontakttypen mindestens eine Kommunikationsmöglichkeit (Telefon, Adresse oder elektronische Adresse) in InterAction eingetragen hat.
- Stellen Sie sicher, dass alle Adressen vollständig ausgefüllt sind. Vervollständigen Sie zum Beispiel Adressen, die nur Stadt- und Bundeslandinformationen enthalten.
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Stellen Sie sicher, dass alle Kontakte auf jeder Marketingliste gültige Adressen oder E-Mail-Adressen haben, je nachdem, wie die Aussendung erfolgt.
Sie können verschiedene Suchen definieren, um Kontakte mit unvollständigen Informationen zu finden.
Nachdem Sie die erste Überprüfung abgeschlossen und sichergestellt haben, dass die Kontaktinformationen korrekt sind, können Sie mit den Schritten zur detaillierten Profilierung der zuvor identifizierten wichtigen Kontakttypen fortfahren und Benutzern dabei helfen, ihre Kontakte zur Kanzleiliste beizutragen. Weitere Informationen zu diesen Schritten finden Sie unter Abschließende Aufgaben zur Datenbereinigung.
Welche Tools verwendet werden können
Tools zur Datenqualität
Datenverantwortliche haben Zugriff auf eine Reihe von Tools, die entwickelt wurden, um die Qualität Ihrer InterAction-Daten zu verbessern und zu erhalten. Viele dieser Tools sind besonders hilfreich beim ersten Laden und Bereinigen der Daten. Zum Beispiel:
- Die Funktion „Mehrfachkontakt-Duplikate zusammenführen“ kann verwendet werden, um doppelte Kontakte zusammenzuführen, die aus verschiedenen Datenquellen in InterAction übernommen wurden.
- Die Funktionen zum Zusammenführen von Adressen und Telefonnummern können verwendet werden, um doppelte Telefonnummern und Adressen bei Kontakten zusammenzuführen. Diese Funktionen sind besonders nach dem Zusammenführen von zwei Kontakten hilfreich.
- Die Suchen-und-Ersetzen-Funktion kann für viele Standardisierungsziele verwendet werden. Sie können damit zum Beispiel Adressen, Titel und Namenszusätze vereinheitlichen.
Suchen zur Datenqualität
In InterAction können verschiedene Suchen durchgeführt werden, um Kontakte mit verdächtigen oder unvollständigen Informationen zu identifizieren. Außerdem gibt es Suchen, um doppelte Kontakte oder Kontakte mit doppelten Informationen zu finden. Einige dieser Suchen sind standardmäßig in InterAction enthalten. Sie können aber auch eigene Suchen zur Datenqualität erstellen, um Daten in Ihrer Umgebung zu finden, die nicht den Standards Ihrer Organisation entsprechen.