Die Funktion „Adressen exportieren“ bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Adressen aus InterAction in einem Format zu exportieren, das mit vielen externen Tools zur Datenbereinigung kompatibel ist. Einzelheiten zum Format der exportierten Adressdatei finden Sie unter Spezifikationen der Adress-Exportdatei.
Da dieses Tool bessere Exportmöglichkeiten für Adressen bietet als die reguläre Exportfunktion von InterAction, sollten Sie dieses Tool verwenden, wenn Sie Adressen aus InterAction exportieren, die in einem externen Adressbereinigungstool bereinigt werden sollen.
Auswahl der Ordner, aus denen Adressen exportiert werden
Sie können die Ordner auswählen, aus denen die Adressen exportiert werden. Die beiden öffentlichen Ordner Firm Contacts - Companies und Firm Contacts - People können im Dialogfeld „Adressen exportieren“ ausgewählt werden. Alternativ können Sie nach anderen Ordnern suchen, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Im Gegensatz zur regulären Exportfunktion sind Sie beim Exportieren von Adressen nicht auf nur einen Ordner beschränkt.
Auswahl der zu exportierenden Adressen
InterAction bietet die Möglichkeit, nur die Versandadresse zu exportieren oder Adressen bestimmter Standorttypen für jeden Kontakt zu exportieren.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, nur die Versandadresse zu exportieren, wird für jeden Kontakt im angegebenen Ordner nur eine Adresse exportiert.
Wenn Sie Adressen nach Standorttyp exportieren, werden folgende Adressen exportiert:
| Wenn Sie auswählen ... | Dann ... |
|---|---|
| Geschäftlich | Alle geschäftlichen, geschäftlich 2 und alternativen geschäftlichen Adressen werden für die Kontakte in den angegebenen Ordnern exportiert |
| Privat | Alle privaten und alternativen privaten Adressen werden für die Kontakte in den angegebenen Ordnern exportiert |
| Sonstige | Alle sonstigen Adressen werden für die Kontakte in den angegebenen Ordnern exportiert |
Export von ordnerspezifischen Adressen
Sie können wählen, Adressen zu exportieren, die ordnerspezifisch für einen ausgewählten Ordner sind. In der Regel gibt es in Ihrer InterAction-Datenbank nicht viele ordnerspezifische Adressen. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle ordnerspezifischen Adressen, die den gewählten Exportkriterien entsprechen, exportiert.
Export von geteilten Adressen bei Personenkontakten
Wenn Sie Personenkontakte exportieren, können Sie wählen, ob Sie Adressen von Personen exportieren möchten, die von der zugehörigen Firma geteilt werden, oder nur Adressen, die dem Personenkontakt selbst gehören.
Bei den meisten Datenqualitätsinitiativen entscheiden Sie sich wahrscheinlich dafür, geteilte Adressen nicht zu exportieren. Das liegt daran, dass Sie in der Regel zuerst die Firmenkontakte bereinigen und so den Aufwand für die Bereinigung der Personenkontakte verringern.
Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, geteilte Adressen bei Personenkontakten zu exportieren, können Sie die Option wählen, dieselbe geteilte Adresse nur einmal in der Exportdatei aufzunehmen. Diese Option verringert wahrscheinlich die Größe Ihrer Exportdatei. Wenn Sie die Kontaktinformationen anschließend wieder in InterAction importieren, wird die Firmenadresse vom Personenkontakt aktualisiert und alle anderen Kontakte, die diese Adresse teilen, werden ebenfalls aktualisiert.
Adressen exportieren
- Melden Sie sich im Windows Client als Benutzer mit Datenqualitätsberechtigungen an.
- Öffnen Sie einen Ordner im Windows Client, um das Menü „Datenqualität“ anzuzeigen.
-
Wählen Sie Datenqualität > Adressen exportieren.
- Geben Sie im Dialogfeld „Adressen exportieren“ den Namen der CSV-Datei ein, in die Sie die Adressen exportieren möchten.
-
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Datei exportieren als die gewünschte Codierung aus.
Sie können den Namen der CSV-Datei festlegen, in die die Adressen exportiert werden. Standardmäßig wird diese Datei im Verzeichnis Data gespeichert.
-
Wählen Sie die Ordner aus, aus denen Sie Adressen exportieren möchten.
Um nach einem Ordner zu suchen, klicken Sie auf die Suchschaltfläche (
)
-
Wählen Sie die Adressen aus, die Sie exportieren möchten.
Weitere Informationen zur Auswahl der Adressen finden Sie unter Auswahl der zu exportierenden Adressen.
-
Wählen Sie die weiteren gewünschten Optionen aus.
Um So gehen Sie vor Ordnerspezifische Adressen exportieren Wählen Sie die Option Ordnerspezifische Adressen einbeziehen Geteilte Adressen bei Personen exportieren Wählen Sie die Option Geteilte Firmenadressen für Personenkontakte einbeziehen und optional die Option Jede geteilte Adresse nur einmal in der Exportdatei einbeziehen Straßenfeld als ein Feld exportieren Wählen Sie Einzelnes Feld (Straße) Straßenfeld als drei Felder exportieren Wählen Sie Mehrere Felder (Zeile 1, Zeile 2, Zeile 3)
Spezifikationen der Adress-Exportdatei
Im Gegensatz zur regulären Exportfunktion steht beim Adress-Export jede Adresse eines Kontakts in einer eigenen Zeile. Wenn ich zum Beispiel fünf Adressen für Telenorth Industries habe, erscheinen fünf Zeilen in der Exportdatei. Die folgende Tabelle zeigt die Informationen, die für jede Adresse exportiert werden.
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| IA Contact ID und Source ID | Diese Felder dienen zur Identifizierung des Kontakts in InterAction, von dem die Adresse exportiert wurde. |
| Person vs. Firma | 0 in der Datei steht für eine Person, 1 in der Datei zeigt an, dass es sich um eine Firma handelt |
| Name | Wird nur für Personenkontakte verwendet |
| Firmenname | Namensfeld für Firmenkontakte oder Firma bei Personenkontakten |
| Berufsbezeichnung | Nur Personenkontakt – Berufsbezeichnung |
| Standorttyp | Geschäftlich, Geschäftlich 2, Alternative geschäftlich, Privat, Alternative privat oder Sonstige |
| Beschreibung | |
| Zusätzlich | Nur Personenkontakte – zusätzliche Zeile für die Straßenadresse. |
| Straße oder Zeile 1, Zeile 2 und Zeile 3 | Sie können wählen, ob Sie die Werte im Straßenfeld als eine Spalte in der Datei oder als drei separate Spalten exportieren möchten. |
| Stadt | |
| Bundesland/Provinz | Wenn Ihre Organisation für dieses Feld eine andere Bezeichnung über die Nomenklatur definiert hat, wird diese verwendet. |
| Postleitzahl | |
| Land | |
| Address ID und Source ID | Identifiziert die Adresse in InterAction, von der der Wert exportiert wurde. Dieser Wert wird beim Aktualisieren von InterAction mit den bereinigten Adressen verwendet. |
| Geteilt von Firma |
Gibt an, ob die Adresse von der zugehörigen Firma der Person geteilt wird. Diese Spalte enthält einen der folgenden Werte:
|
| Letztes Änderungsdatum | Datum, Name und ID – Diese Informationen können verwendet werden, um festzustellen, ob die Adresse kürzlich in InterAction aktualisiert wurde. |
| Ordner-ID und Source ID | Diese Werte dienen zur Identifizierung, ob die Adresse global oder ordnerspezifisch ist. Wenn die Adresse ordnerspezifisch ist, geben die Werte an, zu welchem Ordner die Adresse gehört. |
| Externe Source ID und Address ID | Diese Werte zeigen an, ob die Adresse von einem externen System stammt und über Application Collaboration in InterAction importiert wurde. |
Export von extern verwalteten Adressen
Beim Export von Adressen enthält die Exportdatei zwei Spalten, die anzeigen, dass eine Adresse von einem externen System verwaltet wird. Diese sind:
- Externe Source ID
- Externe Address ID
Wenn die Werte in diesen Feldern für einen Kontakt nicht null sind, wird die Adresse extern verwaltet. Sie können entscheiden, extern verwaltete Adressen nicht zu bereinigen, da sie regelmäßig aus einem externen System in InterAction übernommen werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, alle extern verwalteten Adressen aus der Exportdatei zu löschen, bevor Sie sie zur Datenbereinigung weitergeben.