Wenn Benutzer neue Personenkontakte in InterAction anlegen, verwendet der Assistent für neue Kontakte den Nachnamen und den Firmennamen, die im ersten Fenster eingegeben werden, um in der Datenbank nach bereits vorhandenen Kontakten zu suchen, die mit dem neuen Kontakt übereinstimmen. Übereinstimmende Kontakte werden dann im nächsten Fenster des Assistenten angezeigt.
Wenn einer der gefundenen Kontakte dem entspricht, den der Benutzer anlegen wollte, kann er diesen Kontakt auswählen und bei Bedarf weitere Informationen hinzufügen. Das hilft, Duplikate im System zu vermeiden und spart den Benutzern Zeit beim Anlegen neuer Kontakte.
Erstes Fenster des Assistenten für neue Kontakte (Web- und Windows-Versionen)
[A] Erstes Fenster des Assistenten für neue Kontakte im Web Client.
Beachten Sie, dass der Assistent für neue Kontakte in InterAction, der über Microsoft® Outlook® verfügbar ist, ähnlich aussieht.
[B] Erstes Fenster des Assistenten für neue Kontakte im Windows Client.
[C] Der hier eingegebene Nachname wird verwendet, um die Datenbank nach bestehenden Kontakten zu durchsuchen. So wird verhindert, dass der Benutzer einen doppelten Kontakt anlegt, falls dieser bereits von jemand anderem hinzugefügt wurde.
Übereinstimmende Kontakte im Assistenten für neue Kontakte (Web- und Windows-Versionen)
[A] Fenster für Übereinstimmungen im Assistenten für neue Kontakte im Web Client.
[B] Fenster für mögliche Duplikate im Assistenten für neue Kontakte im Windows Client
[C] Der Benutzer kann die übereinstimmenden Kontakte überprüfen. Wenn einer dieser Kontakte dem entspricht, den der Benutzer anlegen wollte, kann er diesen auswählen und Informationen ergänzen, anstatt einen doppelten Kontakt zu erstellen.
In diesem Beispiel ist InterAction so konfiguriert, dass bei der Suche nach passenden Personen eine vollständige Namensübereinstimmung durchgeführt wird.
Ein ähnlicher Suchvorgang findet statt, wenn ein Benutzer im Web Client einen Kontakt aus seiner eigenen Liste zur Kanzleiliste hinzufügt oder wenn ein Benutzer im Windows Client einen Kontakt in die Kanzleiliste hochstuft. Wie beim Assistenten für neue Kontakte sucht InterAction nach passenden Kontakten, um sicherzustellen, dass keine Duplikate angelegt werden.
Sie können die Suche in diesen Situationen so konfigurieren, dass entweder eine vollständige Übereinstimmung oder eine teilweise Übereinstimmung verwendet wird. Beachten Sie, dass Sie die Suche nur für das Anlegen oder Hochstufen von Personenkontakten konfigurieren können. Der Assistent für neue Firmenkontakte sucht zwar ebenfalls nach Duplikaten, aber diese Suche basiert ausschließlich auf dem Firmennamen und kann nicht angepasst werden.
Sie legen die Art der Suche im InterAction Administrator fest. Siehe dazu die folgenden Themen:
- Was ist der Unterschied zwischen einer vollständigen und einer teilweisen Übereinstimmung?
- Festlegen der Suchart für den Assistenten für neue Kontakte
Was ist der Unterschied zwischen einer vollständigen und einer teilweisen Übereinstimmung?
Bei einer vollständigen Übereinstimmung sucht der Assistent für neue Kontakte nach Personen, deren Nachnamen genau mit der im Assistenten eingegebenen Information übereinstimmen. Bei einer teilweisen Übereinstimmung sucht der Assistent nach Personen, deren Nachnamen den eingegebenen Namen enthalten. In der Regel liefert die Option für teilweise Übereinstimmung mehr mögliche Duplikate.
Angenommen, Sie geben im Assistenten für neue Kontakte Jane Smith ein. In diesem Fall muss InterAction die Datenbank nach einem bereits vorhandenen Kontakt Jane Smith durchsuchen. Die Ergebnisse könnten wie folgt aussehen:
| Suchart | Beispielergebnisse |
|---|---|
|
Vollständige Übereinstimmung (Es werden nur Kontakte mit dem Nachnamen "Smith" gefunden) |
Jane Smith John Smith Jonathan Smith Tina Smith |
|
Teilweise Übereinstimmung (Es werden alle Kontakte gefunden, die irgendwo im Nachnamen "Smith" enthalten) |
Jane Smith John Smith Jonathan Smith Jane Smith-Reynolds Tina Smith |
In beiden Fällen spielen die Vornamen der Kontakte bei der Suche keine Rolle.
InterAction verwendet die ausgewählte vollständige oder teilweise Übereinstimmung bei der Suche nach doppelten Kontakten in folgenden Situationen:
- Wenn ein Benutzer einen neuen Personenkontakt mit dem Assistenten für neue Kontakte anlegt. Dieser Assistent ist im Web Client, Windows Client und in Outlook verfügbar.
- Wenn ein Benutzer einen bestehenden Personenkontakt aus seiner eigenen Kontaktliste zur Kanzleiliste hinzufügt (nur Web Client).
- Wenn ein Benutzer einen bestehenden Personenkontakt hochstuft (nur Windows Client).
Der automatisierte Prozess User to Firm Contact Sync prüft ebenfalls auf doppelte Kontakte. Da dieser Prozess ohne Benutzereingriff abläuft, wird immer die vollständige Übereinstimmung verwendet und nicht die teilweise Übereinstimmung.
Für die meisten Organisationen ist die Option vollständige Übereinstimmung die beste Wahl. So erhalten die Benutzer eine kleinere Auswahl an möglichen Übereinstimmungen beim Anlegen neuer Kontakte.
Die teilweise Übereinstimmung ist sinnvoll, wenn die Benutzer in Ihrer Organisation häufig nur Teile von Namen eingeben, wenn sie neue Kontakte anlegen. Zum Beispiel, wenn viele Personen in Ihrer Datenbank mehrteilige oder doppelte Nachnamen haben, ist es für die Benutzer oft einfacher, nur einen Teil des Namens einzugeben. In diesem Fall benötigt der Benutzer eine größere Auswahl an möglichen Übereinstimmungen, um Duplikate zu vermeiden.
Beachten Sie, dass diese Option für alle Benutzer in Ihrer Umgebung gilt; Sie können die Suche nicht für einige Benutzer auf teilweise Übereinstimmung und für andere auf vollständige Übereinstimmung einstellen.
Festlegen der Suchart für den Assistenten für neue Kontakte
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste auf Konfiguration, um das Dialogfeld InterAction-Konfiguration zu öffnen.
- Wählen Sie die Registerkarte Neue/Bearbeiten Person aus.
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Wählen Sie unter Beim Suchen nach übereinstimmenden Kontakten die gewünschte Suchoption aus.
Um Wählen Sie Den Assistenten für neue Kontakte immer auf vollständige Übereinstimmung einstellen Vollständige Übereinstimmung durchführen Den Assistenten für neue Kontakte immer auf teilweise Übereinstimmung einstellen Teilweise Übereinstimmung durchführen Eine Beschreibung der Unterschiede zwischen diesen Optionen finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einer vollständigen und einer teilweisen Übereinstimmung?.
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