Erinnerungssets sind Sammlungen von Benutzern, die dazu dienen, den Ernte- und Zustellprozess von Erinnerungen in verteilten oder großen Umgebungen zu verwalten. Jedes Erinnerungsset besteht aus:
- Name
- Absender-E-Mail-Adresse
- Antwort-an-E-Mail-Adresse
- Mitglieder – Benutzer, die im Set enthalten sind
- Anzahl der Prozesse, die das Set beinhalten
Diese Sets sind so konzipiert, dass sie geografisch oder nach Zeitzone verwendet werden können, damit Erinnerungsnachrichten rechtzeitig zugestellt werden. Sie können Erinnerungssets auch nach Gruppen, Büros oder jeder anderen für Ihre Organisation passenden Konfiguration einrichten.
Wann sollten Erinnerungen geerntet und zugestellt werden?
In den meisten Fällen möchten Benutzer, dass Erinnerungen über Nacht zugestellt werden, damit sie morgens beim Eintreffen im Posteingang sind. Wenn Sie also in New York sind, Ihre Organisation aber ein Büro in Tokio hat, sollten Sie den Erinnerungs-Ernteprozess für das Erinnerungsset Tokio so einrichten, dass er um 2 Uhr morgens in Tokio und nicht um 2 Uhr morgens in New York läuft.
Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass Erinnerungen die Systemleistung beeinträchtigen. Wenn Sie jedoch eine sehr große Organisation haben und sich Sorgen um die Leistung machen, können Sie Erinnerungssets zur Lastverteilung nutzen.
Allgemeine Einstellungen für Erinnerungssets
Jedes Erinnerungsset muss so konfiguriert werden, dass es einmal täglich geerntet wird, um sicherzustellen, dass alle Erinnerungen zur richtigen Zeit geerntet und zugestellt werden.
Felder und Spalten von Erinnerungssets
| Feld oder Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einstellungen auf markierte Benutzer anwenden | |
| Aktion |
Legt fest, welche Aktion für alle markierten Benutzer ausgeführt wird. Die Optionen sind: |
| Absender-Feld | Dieses Feld bestimmt, welche E-Mail-Adresse als Absenderadresse für Erinnerungsnachrichten angezeigt wird. Die Werte für die Felder Absender und Antwort an sind normalerweise identisch. |
| Antwort-an-Feld | Dieses Feld bestimmt, welche Adresse als E-Mail-Adresse angezeigt wird, wenn Benutzer auf eine Erinnerungsnachricht antworten. Die Werte für die Felder Absender und Antwort an sind normalerweise identisch. |
| Spalten | |
| √ | Zeigt ein Häkchen an, wenn ein Set markiert ist. |
| Set-Name | Gibt den Namen des Erinnerungssets an. Wählen Sie einen möglichst aussagekräftigen Namen, z. B. New York oder Ostküste. |
| Absender-Spalte | Die E-Mail-Adresse, die als Absenderadresse für Erinnerungsnachrichten angezeigt wird. |
| Antwort-an-Spalte | Die E-Mail-Adresse, die als Antwort-an-Adresse für Erinnerungsnachrichten verwendet wird. |
| Benutzer | Die Anzahl der Benutzer im Erinnerungsset. |
| Prozesse | Die Anzahl der aktiven Prozesse, an denen dieses Erinnerungsset beteiligt ist, einschließlich Prozessen, in denen das Set direkt benannt ist, und Prozessen, die für „Alle“ Sets angegeben sind. |
E-Mail-Adressen
Erinnerungssets verwenden für jeden Benutzer im Set dieselbe E-Mail-Adresse für die Felder Absender und Antwort an.
Das Feld Absender bestimmt, welche E-Mail-Adresse als Absenderadresse für Erinnerungsnachrichten angezeigt wird. Das Feld Antwort an bestimmt, welche Adresse als Antwortadresse verwendet wird, wenn Benutzer auf Erinnerungsnachrichten antworten. Die Werte für die Felder Absender und Antwort an sind in der Regel identisch.
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, diese E-Mail-Adressen zu konfigurieren:
- Verwendung der systemweiten Standard-E-Mail-Adressen
- Verwendung spezifischer E-Mail-Adressen
System-Standard-E-Mail-Adressen verwenden
Es wird dringend empfohlen, für die Antwort-an-Adressen die E-Mail-Adresse eines überwachten Posteingangs zu verwenden.
Sie geben die systemweiten Standard-E-Mail-Adressen auf der Registerkarte Konfiguration > Messaging an. Wenn Sie keine systemweiten Standard-E-Mail-Adressen konfiguriert haben, bleiben die Felder Absender und Antwort an leer. Weitere Informationen finden Sie unter „E-Mail-Messaging-Einstellungen konfigurieren“ im Handbuch InterAction verwalten.
Spezifische E-Mail-Adressen verwenden
Es wird dringend empfohlen, für die Felder Absender und Antwort an die E-Mail-Adresse eines überwachten Posteingangs zu verwenden.
Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Administrators, der alle Benutzer in einem Büro oder Erinnerungsset betreut, wenn Ihre Organisation Erinnerungen nach Standort verteilt. So kann der Administrator alle Anliegen der Benutzer innerhalb eines Sets bearbeiten.
Bei spezifischen E-Mail-Adressen sind die Felder Absender und Antwort an zunächst leer. Geben Sie die gewünschten E-Mail-Adressen als Absender und Antwort an für Erinnerungsnachrichten eines markierten Erinnerungssets ein.
Erinnerungssets hinzufügen/bearbeiten/löschen
Sie müssen Erinnerungssets entsprechend dem Wachstum oder den Veränderungen Ihrer Organisation verwalten. Wenn Sie beispielsweise ein neues Büro eröffnen, erstellen Sie ein neues Erinnerungsset, um die Erinnerungen für die Benutzer in diesem Büro zu verwalten.
Es gibt einige Regeln für das Löschen von Erinnerungssets.
Benutzer dürfen nur in genau einem Set sein.
Regeln für das Löschen von Erinnerungssets
Sie können ein Erinnerungsset unter folgenden Bedingungen nicht löschen:
- Es ist das einzige vorhandene Erinnerungsset – es muss mindestens ein Erinnerungsset vorhanden sein.
- Mindestens ein Benutzer (aktiv oder inaktiv) ist im Erinnerungsset enthalten.
- Das Set ist als Standard-Erinnerungsset für neue Benutzer definiert.
- Es ist das einzige Set, das für einen Erinnerungs-Ernteprozess angegeben ist.
Wenn diese Bedingungen für das zu löschende Erinnerungsset nicht zutreffen, siehe Erinnerungsset löschen.
Ein Erinnerungsset hinzufügen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Sets, um das Dialogfeld Erinnerungssets zu öffnen.
-
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um das Dialogfeld Neues Erinnerungsset zu öffnen.
- Geben Sie im Textfeld Name einen aussagekräftigen Namen für das Erinnerungsset ein, z. B. Chicago oder Mittlerer Westen.
- Wählen Sie aus, ob Sie die systemweiten Standard-E-Mail-Adressen verwenden oder Adressen für die Felder Absender und Antwort an angeben möchten. Diese Felder dürfen nicht leer bleiben.
- Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
Ein Erinnerungsset bearbeiten
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Sets, um das Dialogfeld Erinnerungssets zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um das Dialogfeld Erinnerungsset bearbeiten zu öffnen.
-
Bearbeiten Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen des Erinnerungssets sowie die E-Mail-Adressen für Absender und Antwort an nach Bedarf.
- Wenn Sie zu den ursprünglichen Einstellungen zurückkehren möchten, klicken Sie auf Rückgängig.
- Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dieser Registerkarte fertig sind.
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Prozesse, um alle aktiven Prozesse anzuzeigen, die dieses Erinnerungsset oder alle Sets beinhalten.
- Wenn Sie einen neuen Prozess erstellen oder einen bestehenden Prozess bearbeiten möchten, klicken Sie auf Alle Prozesse anzeigen, um das Dialogfeld Prozesszeitplan verwalten zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch InterAction verwalten.
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder, um die Benutzer eines Erinnerungssets anzuzeigen.
Nur die Benutzer, bei denen das Erinnerungs-Symbol angezeigt wird, haben Erinnerungen aktiviert.
-
Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu öffnen und neue Benutzer in das Erinnerungsset aufzunehmen.
Um So geht’s Angezeigte Benutzer filtern Wählen Sie eine Gruppe aus der Filter-Dropdown-Liste aus. Inaktive Benutzer ein-/ausblenden Klicken Sie auf den Link Inaktive Benutzer anzeigen oder Inaktive Benutzer ausblenden. Benutzer auswählen, die Sie zum Erinnerungsset hinzufügen möchten Markieren Sie die Benutzer, die Sie in das Set aufnehmen möchten. Dialogfeld abschließen Klicken Sie auf OK. -
Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Erinnerungseinstellungen dieses Benutzers zu ändern.
Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter „Standard-Erinnerungseinstellungen“ in Erinnerungsbenutzer verwalten.
- Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie das Erinnerungsset fertig bearbeitet haben.
Ein Erinnerungsset löschen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Sets, um das Dialogfeld Erinnerungssets zu öffnen.
- Wählen Sie das Erinnerungsset aus, das Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Weitere Informationen zu den Regeln für das Löschen eines Erinnerungssets finden Sie unter Regeln für das Löschen von Erinnerungssets.