Sie können Erinnerungseinstellungen für eine Gruppe von Benutzern oder individuell pro Benutzer konfigurieren. Allgemeine Standardwerte und Einstellungen für Erinnerungsbenutzer legen Sie im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ fest. Die folgende Tabelle fasst die Einstellungen zusammen, die in diesem Dialogfeld angezeigt werden.
Das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zeigt die Einstellungen an, die im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ festgelegt wurden, als der Benutzer erstellt oder die Datenbank aktualisiert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Erinnerungseinstellungen festlegen.
Einstellungen für Erinnerungsbenutzer
| Feld oder Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einstellungen auf markierte Benutzer anwenden | |
| Aktion |
Legt die Aktion fest, die für alle markierten Benutzer ausgeführt wird. Die Optionen sind:
|
| Benutzer (abhängig vom Filter) | |
| √ | Zeigt ein Häkchen an, wenn ein Benutzer markiert ist. |
| Erinnerungssymbol (leere Spalte) | Zeigt |
| Name | Der Name eines Benutzers (Nachname, Vorname), der den von Ihnen gewählten Filterkriterien entspricht. |
| Set | Der Name des Erinnerungssatzes, dem der Benutzer zugeordnet ist. |
| E-Mail-Typ | Der Typ der E-Mail-Nachricht, die der Benutzer erhält: entweder HTML oder Text. |
| Zustellungseinstellungen | Die Häufigkeit, mit der Erinnerungsnachrichten zugestellt werden: entweder täglich an Werktagen oder wöchentlich an einem beliebigen Tag von Montag bis Freitag. |
| Bericht | Der Bericht, der dem Benutzer zugestellt wird: entweder ein bestimmter Bericht oder es wird der Berichts-Auswahldialog angezeigt. |
| Standard | Die anfänglichen Einstellungen für neue Erinnerungen in einer bestimmten Anzahl von Wochen oder Monaten. |
| Manager |
Ja oder leer Wenn Ja, ist der Benutzer als Client-Team-Manager festgelegt und kann Erinnerungen für andere Benutzer erstellen. Wenn leer, gilt der Benutzer nicht als Client-Team-Manager und kann keine Erinnerungen für andere Benutzer erstellen. |
| Inaktiv |
Inaktiv oder leer Wenn Inaktiv, ist der Benutzer kein aktiver Benutzer. Wenn leer, ist der Benutzer aktiv. |
Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“
Benutzer filtern
Sie können im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ die Schaltfläche Filter wählen, um anzuzeigen, welche Benutzer angezeigt werden.
| Um | So geht’s |
|---|---|
| Nur Benutzer mit aktivierten Erinnerungen anzeigen | Wählen Sie Benutzer mit Zugriff auf die Erinnerungsfunktion und dann OK. |
| Nur Benutzer mit deaktivierten Erinnerungen anzeigen | Wählen Sie Benutzer ohne Zugriff auf die Erinnerungsfunktion und dann OK. |
| Alle Benutzer anzeigen | Wählen Sie Alle Benutzer und dann OK. |
| Inaktive Benutzer anzeigen | Wählen Sie eine der oben genannten Optionen und zusätzlich das Kontrollkästchen Inaktive Benutzerkonten einbeziehen und dann OK. |
Was passiert mit inaktiven Benutzern?
Der Reminder Harvester-Prozess verarbeitet keine Erinnerungen für inaktive Benutzerkonten. Sie sollten jedoch die Erinnerungsfunktion für Benutzer deaktivieren, die Ihr Unternehmen verlassen, nachdem Sie sie als inaktive InterAction-Benutzer festgelegt haben.
Standard-Erinnerungseinstellungen festlegen
Bevor Sie die Erinnerungsfunktion für Benutzer aktivieren, konfigurieren Sie die allgemeinen Einstellungen für neue InterAction-Benutzer. Weitere Informationen zum Aktivieren der Erinnerungsfunktion für Benutzer finden Sie unter Erinnerungsfunktion aktivieren.
Sie können diese Standardwerte für einzelne Benutzer im Dialogfeld „Benutzerkonto bearbeiten“ oder „Erinnerungseinstellungen bearbeiten – <Benutzername>“ im InterAction Administrator überschreiben. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungseinstellungen für einzelne Benutzer bearbeiten. Sie können diese Standardeinstellungen auch für mehrere Benutzer über die Aktionsauswahl im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
Standard-Erinnerungseinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Wählen Sie die Einstellungen, die beim Erstellen neuer Benutzer oder beim Aktivieren von Erinnerungen für Benutzer verwendet werden. | |
| Kann Erinnerungen erstellen und Erinnerungsnachrichten empfangen | Gibt an, ob Benutzer die Erinnerungsfunktion in InterAction sehen, Erinnerungen erstellen und Erinnerungsnachrichten empfangen können |
| Erinnerungsset |
Legt das Erinnerungssatz für Benutzer fest Die Auswahlliste enthält alle in InterAction definierten Erinnerungssätze. Weitere Informationen zur Konfiguration von Erinnerungssätzen finden Sie unter Erinnerungssätze verwalten. |
| E-Mail-Format | |
| Anzeigeformat für Erinnerungsnachrichten auswählen | Legt das Format der E-Mail-Nachrichten fest, die der Benutzer erhält: entweder HTML oder Text. |
| Zustelloptionen | |
| Zustellen |
Die Häufigkeit, mit der Erinnerungsnachrichten zugestellt werden. Die Optionen sind:
|
| Bericht |
Die Berichte, die dem Benutzer zugestellt werden. Die Optionen sind:
|
| Neue Erinnerungen | |
| Wiederholen alle | Die Anfangsfrequenz für neue Erinnerungen in einem Intervall von 1–12 Wochen oder Monaten. |
Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“
Standard-Erinnerungseinstellungen konfigurieren
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Standardwerte, um das Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen für neue InterAction-Benutzer“ zu öffnen.
- Legen Sie die Standard-Erinnerungseinstellungen für neue Benutzer fest und wählen Sie OK. Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie unter Standard-Erinnerungseinstellungen.
Erinnerungsfunktion aktivieren
Die Erinnerungsfunktion ist bei einer Neuinstallation oder einem Upgrade von InterAction zunächst nicht für Benutzer verfügbar. So können Sie die Funktion schrittweise für Benutzer freischalten. Solange Erinnerungen für sie nicht aktiviert sind, wissen die Benutzer nicht, dass es die Funktion gibt, und sehen keine Erinnerungsoptionen.
Sie aktivieren Erinnerungen für Benutzer über das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator.
Erinnerungsfunktion für markierte Benutzer aktivieren
Erinnerungen für Benutzer aktivieren
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
-
Wenn für keine Benutzer Erinnerungen aktiviert sind, erscheint eine Warnmeldung; wählen Sie OK.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um anzuzeigen, welche Benutzer angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, für die Sie Erinnerungen aktivieren möchten.
-
Wählen Sie Erinnerungsfunktion aktivieren im Dropdown-Menü Aktion und klicken Sie auf Anwenden.
Das Erinnerungssymbol, das anzeigt, dass die Erinnerungsfunktion für den Benutzer nun aktiviert ist, erscheint neben jedem markierten Benutzer.
Zustellungseinstellungen ändern
Die Standard-Zustellungseinstellung für Erinnerungen wird im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ festgelegt.
Sie können die Zustellungseinstellungen für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
Was ist der Unterschied zwischen täglicher und wöchentlicher Zustellung?
Erinnerungsnachrichten werden nur an Werktagen zugestellt, entweder täglich oder wöchentlich. Benutzer können jedoch weiterhin Erinnerungen für Samstag oder Sonntag planen.
Wenn Benutzer die tägliche Zustellung wählen, erhalten sie ihre Nachrichten für Montag bis Donnerstag jeweils am entsprechenden Tag. Am Freitag erhalten sie die Erinnerungsnachrichten für Freitag, Samstag und Sonntag.
Wenn Benutzer die wöchentliche Zustellung wählen, erhalten sie ihre Erinnerungsnachrichten für den von ihnen gewählten Tag sowie die nächsten sechs Tage. Wenn sie zum Beispiel die wöchentliche Zustellung am Montag wählen, erhalten sie alle Nachrichten für Montag bis Sonntag am Montag.
Zustellungseinstellungen für markierte Benutzer ändern
Zustellungseinstellungen ändern
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, deren Zustellungseinstellungen Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Zustellungseinstellungen ändern aus.
-
Wählen Sie eine Zustellungs-Option aus.
Um So gehen Sie vor Erinnerungsnachrichten an jedem Tag von Montag bis Freitag zustellen lassen, wobei Wochenendnachrichten am Freitag zugestellt werden Wählen Sie Werktags täglich aus. Erinnerungsnachrichten einmal pro Woche an einem bestimmten Wochentag zustellen lassen Wählen Sie Wöchentlich am und dann den gewünschten Wochentag aus, an dem die Nachrichten zugestellt werden sollen. -
Klicken Sie auf Übernehmen.
Die Spalte Zustellungseinstellungen zeigt die Änderung für alle markierten Benutzer an.
E-Mail-Format ändern
Das Standard-E-Mail-Format für Erinnerungen wird im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ konfiguriert.
Sie können das E-Mail-Format der Erinnerungsnachrichten für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
E-Mail-Format für markierte Benutzer ändern
Warum Text statt HTML wählen?
Die Einstellung, ob Erinnerungsnachrichten im HTML- oder Textformat formatiert werden, gilt für alle Erinnerungsnachrichten eines Benutzers und nicht für einzelne Erinnerungen. Sie könnten sich dafür entscheiden, Erinnerungsnachrichten im Textformat zu erhalten, wenn Sie Ihre E-Mails auf einem PDA oder mit E-Mail-Clients abrufen, die HTML nur eingeschränkt anzeigen können.
Wenn Sie jedoch HTML wählen, werden Erinnerungsnachrichten als multipart/alternative Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME)-Nachrichten versendet. Das bedeutet, dass der gleiche Inhalt sowohl in:
- Reinem Text (text/plain) – für Mail-Clients, die kein HTML anzeigen können
- HTML (text/HTML) – um Formatierungen und Hyperlinks zu ermöglichen
Erinnerungsnachrichten im Textformat können alle Informationen enthalten, die auch im HTML-Format enthalten sind. Es gibt jedoch einige Unterschiede in der Nutzung dieser Informationen:
- In Textnachrichten sind Name und E-Mail-Adresse des Kontakts normaler Text – im HTML-Format sind sie als Links dargestellt.
- In Textnachrichten werden Kontaktdetails, das Anzeigen eines Berichts, das Empfangen des Berichts als Anhang, das Bearbeiten der Erinnerung und das Hinzufügen einer Aktivität als URLs dargestellt – im HTML-Format sind dies Links.
E-Mail-Format-Einstellungen ändern
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer bei Bedarf zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, deren E-Mail-Format Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option E-Mail-Format ändern aus.
-
Wählen Sie die Option HTML oder Text und klicken Sie auf Übernehmen.
Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Warum Text statt HTML wählen?.
Die Spalte E-Mail-Typ zeigt die Änderung für alle markierten Benutzer an.
Standardfrequenz für neue Erinnerungen ändern
Die Standardfrequenz für neue Erinnerungen wird im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ konfiguriert.
Sie können die Standardfrequenz für neue Erinnerungen für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
Standardfrequenz für neue Erinnerungen für markierte Benutzer ändern
Standardfrequenz für neue Erinnerungen ändern
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer bei Bedarf zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, deren Standardfrequenz Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Standardfrequenz für neue Erinnerungen ändern aus.
- Wählen Sie einen Zahlenwert (von 1–12) für die Standardfrequenz neuer Erinnerungen.
-
Wählen Sie entweder Monat/Monate oder Woche/Wochen als Zeiteinheit und klicken Sie auf Übernehmen.
Die Spalte Standard zeigt die Änderung für alle markierten Benutzer an.
Erinnerungsset ändern
Das Standard-Erinnerungsset für Erinnerungen wird im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ konfiguriert.
Sie können das Erinnerungsset für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
Erinnerungsset für markierte Benutzer ändern
Erinnerungssets ändern
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, deren Erinnerungsset Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Erinnerungsset ändern aus.
-
Wählen Sie ein neues Erinnerungsset aus allen verfügbaren Sets in der Dropdown-Liste Erinnerungsset und klicken Sie auf Übernehmen.
Weitere Informationen zum Hinzufügen eines neuen Erinnerungssets finden Sie unter „Erinnerungssets hinzufügen/bearbeiten/löschen“ in Erinnerungssets verwalten.
Die Spalte Set zeigt die Änderung für alle markierten Benutzer an.
Bericht ändern
Der Standardbericht, der über den Link Bericht anzeigen in HTML-Erinnerungsnachrichten oder die URL Bericht anzeigen in Text-Erinnerungsnachrichten geöffnet wird, wird im Dialogfeld „Standard-Erinnerungseinstellungen“ konfiguriert.
Sie können diesen Bericht für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ändern.
Bericht für markierte Benutzer ändern
Berichtseinstellungen ändern
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, deren Bericht Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Bericht ändern aus.
-
Wählen Sie eine Bericht-Einstellung.
Um So gehen Sie vor Benutzern erlauben, den gewünschten Bericht beim Einrichten einer Erinnerung im Berichts-Auswahlfenster auszuwählen Wählen Sie Berichtsauswahl anzeigen aus. Einen bestimmten Bericht anzeigen lassen Wählen Sie Ausgewählten Bericht verwenden und klicken Sie auf Suchen.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus den im Berichts-Auswahlfenster enthaltenen Berichten aus.
-
Klicken Sie auf Übernehmen.
Die Spalte Bericht zeigt die Änderung für alle markierten Benutzer an.
Erinnerungsfunktion deaktivieren
Sie können Erinnerungen für markierte Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator deaktivieren.
Wenn Sie Erinnerungen für Benutzer deaktivieren, werden keine anderen Erinnerungseinstellungen dieser Benutzer beeinflusst. Wenn ein Benutzer beispielsweise so konfiguriert ist, dass er Erinnerungsnachrichten im Textformat erhält und Erinnerungen für andere Benutzer erstellen kann, bleiben diese Einstellungen erhalten; lediglich die Funktion als Ganzes wird für diesen Benutzer deaktiviert. Wenn Sie Erinnerungen für diesen Benutzer wieder aktivieren, werden Nachrichten weiterhin als Text zugestellt und der Benutzer kann weiterhin Erinnerungen für andere Benutzer erstellen.
Erinnerungsfunktion deaktivieren
Erinnerungsfunktion deaktivieren
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer bei Bedarf zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, für die Sie Erinnerungen deaktivieren möchten.
-
Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Erinnerungsfunktion deaktivieren und klicken Sie auf Übernehmen.
Das Erinnerungs-Symbol, das anzeigt, dass der Benutzer die Erinnerungsfunktion aktiviert hat, wird bei allen markierten Benutzern entfernt.
Option aktivieren, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
Sie können bestimmte Benutzer zu Client-Team-Managern machen, indem Sie die Option aktivieren, Erinnerungen für andere Benutzer im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator zu setzen.
Option aktivieren, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
Option aktivieren, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer bei Bedarf zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, für die Sie die Option aktivieren möchten, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen.
-
Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Option aktivieren, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen und klicken Sie auf Übernehmen.
Die Spalte „Manager“ zeigt für alle markierten Benutzer Ja an.
Option ausblenden, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
Sie können die Option, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen, im Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ im InterAction Administrator ausblenden.
Option ausblenden, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
Option ausblenden, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um die angezeigten Benutzer bei Bedarf zu ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie alle Benutzer, für die Sie die Option ausblenden möchten, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen.
-
Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Option ausblenden, Erinnerungen für andere Benutzer zu setzen und klicken Sie auf Übernehmen.
Die Spalte Manager ist nun für alle markierten Benutzer leer.
Erinnerungseinstellungen für einzelne Benutzer bearbeiten
Sie können auch Einstellungen für einzelne Benutzer direkt im InterAction Administrator festlegen. Dazu gehören die gleichen Einstellungen, die Benutzer auch selbst in jedem InterAction Client konfigurieren können.
[A] Windows Client und PIMs – die Schaltfläche Aktionen im Bereich „Meine Erinnerungen“
[B] Web Client – der Link Erinnerungspräferenzen in „Mein InterAction“
[C] Windows Client – im Menü Extras > Optionen die Schaltfläche Präferenzen auf der Registerkarte „Präferenzen“
[D] Microsoft Outlook – im Menü Extras > Optionen die Schaltfläche Präferenzen auf der Registerkarte „InterAction“
Erinnerungseinstellungen für einzelne Benutzer bearbeiten
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer, um das Dialogfeld „Erinnerungsbenutzer“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um bei Bedarf anzuzeigen, welche Benutzer angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer filtern.
- Markieren Sie in der Liste der Benutzer den Benutzer, dessen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
- Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für den Benutzer vor und klicken Sie auf OK.
Erinnerungseinstellungen bearbeiten, wenn Sie einen einzelnen Benutzer verwalten
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Benutzer- und Gruppenkonfiguration.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerkonten, um das Dialogfeld „Benutzer verwalten“ zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um bei Bedarf anzuzeigen, welche Benutzer angezeigt werden.
- Markieren Sie in der Liste der Benutzer den Benutzer, dessen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Erinnerungseinstellungen.
- Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen für den Benutzer vor und klicken Sie auf OK.