InterAction bietet Sicherheitsfunktionen, um zu steuern, wer Dokumente anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und löschen darf.
Beachten Sie, dass Benutzer Dokumente an Vorgänge, Chancen und Engagements anhängen können. Weitere Informationen zur Sicherheit dieser Module finden Sie in der mit Ihrem Modul bereitgestellten Dokumentation.
Siehe die folgenden Themen:
- Zugriff zum Anzeigen von Dokumenten
- Zugriff zum Anhängen von Dokumenten
- Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Dokumenten
- Standardwert für die Option „Wer kann das sehen“ festlegen
Zugriff zum Anzeigen von Dokumenten
In diesem Abschnitt bedeutet „Dokumente anzeigen“, dass sowohl die Informationen über ein Dokument (wie Name und Typ) als auch das eigentliche Dokument selbst angezeigt werden können. Diese beiden Ansichtsarten lassen sich nicht voneinander trennen.
Wenn ein Dokument an eine Aktivität angehängt wird, gilt die Sicherheitseinstellung dieser Aktivität. Wenn ein Benutzer die Aktivität sehen kann, kann er auch alle daran angehängten Dokumente sehen. Weitere Informationen zum Zugriff auf Aktivitäten finden Sie unter Zugriff zum Anzeigen von Aktivitäten.
Wenn ein Dokument direkt an einen Kontakt angehängt wird, kann der Benutzer festlegen, welche Benutzer das Dokument sehen dürfen, indem er eine Option aus der Dropdown-Liste Wer kann das sehen auswählt.
Die verfügbaren Optionen in dieser Liste hängen von der Aktivität und dem Benutzer ab.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Jeder | Alle InterAction-Benutzer können die Aktivität sehen. |
| Nur ich |
Nur der aktuelle Benutzer und seine Vertreter können das Dokument sehen. Beachten Sie, dass diese Option beim Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten im Windows Client nicht verfügbar ist. |
| Bestimmte Gruppe | Alle Mitglieder der Gruppe können die Aktivität sehen. Der Benutzer kann aus allen Gruppen auswählen, in denen er Mitglied ist. |
Sie können den Standardwert für das Feld Wer kann das sehen auf Jeder, Nur ich oder Kein Standardwert festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Standardwert für die Option „Wer kann das sehen“ festlegen.
[A] Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, die dieses Dokument sehen dürfen.
In diesem Beispiel ist der Benutzer, der das Dokument anhängt, Mitglied der Gruppe Professionals. Daher ist diese Gruppe in der Liste enthalten. Wählen Sie diese Option, um den Zugriff auf das Dokument auf die Mitglieder dieser Gruppe zu beschränken.
Zugriff zum Anhängen von Dokumenten
Benutzer können Dokumente wie folgt an Aktivitäten und Kontakte anhängen:
- Für Dokumente an Aktivitäten gilt die Sicherheitseinstellung der jeweiligen Aktivität. Wenn ein Benutzer eine Aktivität erstellen oder bearbeiten kann, kann er auch Dokumente daran anhängen. Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten.
- Alle Benutzer können Dokumente an alle Kontakte anhängen, auf die sie Zugriff haben.
Zugriff zum Bearbeiten und Löschen von Dokumenten
In diesem Abschnitt bezieht sich „Bearbeiten und Löschen von Dokumenten“ auf Folgendes:
- Bearbeiten der Eigenschaften des Dokuments.
- Ersetzen des angehängten Dokuments durch eine neue Version.
- Vollständiges Löschen des Dokumentverweises.
Der Zugriff zum Bearbeiten oder Löschen eines bestehenden Dokuments hängt vom jeweiligen Dokument ab.
Ein an eine Aktivität angehängtes Dokument verwendet die Sicherheitseinstellungen der Aktivität, um zu bestimmen, wer das Dokument bearbeiten darf.
Wenn ein neues Dokument an einen Kontakt, Vorgang, eine Chance oder ein Engagement angehängt wird, kann der Benutzer das Kontrollkästchen Nur ich darf das bearbeiten auswählen. Ist dies aktiviert, können nur der Ersteller und seine Vertreter das Dokument bearbeiten – unabhängig von anderen Einstellungen. Die Option Nur ich darf das bearbeiten überschreibt alle anderen Bearbeitungssicherheiten, die InterAction für das Dokument bietet.
Für Dokumente, bei denen das Kontrollkästchen Nur ich darf das bearbeiten nicht aktiviert ist, gelten folgende Regeln:
- Für an Kontakte angehängte Dokumente gilt: Alle Benutzer, die das Dokument sehen können, können es auch bearbeiten oder löschen. Ist die Option Wer kann das sehen auf Jeder gesetzt, können alle InterAction-Benutzer das Dokument bearbeiten. Ist die Option Wer kann das sehen auf eine bestimmte Benutzergruppe gesetzt, können nur die Mitglieder dieser Gruppe das Dokument bearbeiten.
- Für Dokumente zu Vorgängen, Chancen oder Engagements gelten die im jeweiligen Modul konfigurierten Sicherheitseinstellungen. Weitere Informationen finden Sie in der mit dem Modul bereitgestellten Dokumentation.
Standardwert für die Option „Wer kann das sehen“ festlegen
Sie können einen Standardwert für die Option Wer kann das sehen festlegen. Wenn Benutzer neue Dokumente anhängen, wird die Option automatisch auf den Standardwert gesetzt.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.
- Wählen Sie Dokumenteinstellungen.
-
Wählen Sie unter Neue Dokumenteinstellungen den gewünschten Standardwert aus der Dropdown-Liste Standard „Wer kann das sehen“ für Dokumente zu Kontakten aus.
Sie können aus folgenden Optionen wählen:
- Jeder
- Nur ich
- Kein Standardwert – Benutzer muss angeben
- Wählen Sie OK.
- Wählen Sie Schließen.