Ein zusätzliches Feld mit dieser Erweiterung kann bis zu acht separate Felder enthalten. Diese werden im Dialogfeld angezeigt, wenn der Benutzer das Feld in InterAction eingibt und bearbeitet.
Jedes Feld verfügt über die folgenden sechs Attribute:
| Attribut | Beschreibung |
|---|---|
| Beschriftung | Der Name des Feldes. Dieser erscheint im Dialogfeld, das zur Eingabe der Werte verwendet wird. |
| Maximale Länge | Die maximale Anzahl an Zeichen, die im Feld gespeichert werden können. Bei Text- und Zahlenfeldern steuert dies die Größe des Eingabefeldes. |
| Feldtyp | Der Datentyp, den das Feld speichern kann. Der Feldtyp steuert auch, wie das Feld im Dialogfeld angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter „Feldtypen für jede Spalte“ unten. |
| Erforderlich | Gibt an, ob der Benutzer einen Wert im Feld eingeben muss, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen. |
| Durchsuchbar | Gibt an, ob der Benutzer nach Werten in diesem speziellen Feld suchen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Zeichenbegrenzungen für Felddefinitionen. |
| Erweitert | Zusätzliche Informationen, die vom Feldtyp abhängen, beschrieben unter Feldtypen für jede Spalte. |
Feldtypen für jede Spalte
Jedes Feld innerhalb des zusätzlichen Feldes hat seinen eigenen Datentyp. Diese steuern, welche Daten der Benutzer im Feld eingeben kann und wie sie im Dialogfeld angezeigt werden.
Die folgende Tabelle definiert die verfügbaren Feldtypen und beschreibt, wie sie das Erweiterte Feld verwenden:
| Datentyp | Beschreibung | Erweitertes Feld |
|---|---|---|
| Kontrollkästchen | Zeigt ein Kontrollkästchen und eine Beschriftung an. | Speichert die Beschriftung für das Feld. |
| InterAction Kontakt | Zeigt ein Dialogfeld zur Auswahl eines InterAction Kontakts an. | Eine Formatzeichenfolge, die definiert, welche Kontaktdaten im Feld angezeigt werden sollen. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird der Kontakt als Nachname, Vorname angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Feldzeichenfolgen für InterAction Kontaktfelder. |
| Numerisch | Erfasst numerische Werte. | Die maximalen und minimalen Werte, die das Feld enthalten kann. |
| Zeichenkette | Erfasst beliebigen alphanumerischen Text. | Wird nicht verwendet. |
| Liste | Zeigt eine Dropdown-Liste zur Auswahl des Feldwerts an. |
Der Name der zu verwendenden Liste. Sie können „Listen bearbeiten“ auswählen, um Listen zu definieren und Listeneinträge zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Listen und Listeneinträgen. Wenn Sie den Namen der zu verwendenden Liste auswählen, können Sie auch angeben, ob das Feld Einträge zulassen soll, die nicht in der Liste enthalten sind. Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer einen eigenen Wert in das Feld eingeben, anstatt einen aus der Liste auszuwählen. |
Durchsuchbare vs. nicht durchsuchbare Felder
Das durchsuchbar-Attribut eines Feldes gibt an, ob Sie das Feld einzeln zur Suche auswählen können.
Angenommen, Sie haben ein zusätzliches Feld zur Erfassung von Sprachinformationen definiert. Wenn das Feld „Sprache“ als durchsuchbares Feld definiert ist, können Sie gezielt nach Kontakten mit einem bestimmten Wert im Feld „Sprache“ suchen.
Wenn das Feld „Sprache“ nicht als durchsuchbar ausgewählt ist, können Sie nicht gezielt nur im Feld nach Text suchen. Sie können jedoch weiterhin nach Daten in der Anzeigekette für das Feld suchen. Die Anzeigekette wird ausführlicher unter Festlegen der Anzeige von Feldwerten behandelt.
Da die Daten für durchsuchbare und nicht durchsuchbare Felder unterschiedlich gespeichert werden, können Sie ein Feld nach dem Speichern der zusätzlichen Felddefinition nicht mehr von nicht durchsuchbar auf durchsuchbar (oder umgekehrt) ändern, es sei denn, Sie entsperren das Dialogfeld. Weitere Informationen zum Entsperren des Dialogfelds finden Sie unter Einstellungen-Dialogfeld für Änderungen entsperren.
Zeichenbegrenzungen für Felddefinitionen
Wenn Sie mehrere Spalten für ein neues mehrspaltiges Zusatzfeld definieren, sind Sie auf 254 Speicherzeichen begrenzt. Ihre Entscheidung, ein Feld als durchsuchbar oder nicht durchsuchbar zu kennzeichnen, beeinflusst jedoch die Anzahl der verfügbaren Speicherzeichen. Die 254 Speicherzeichen beziehen sich tatsächlich nur auf das durchsuchbare Feld. Weitere 254 Zeichen stehen für das nicht durchsuchbare Feld zur Verfügung, sodass insgesamt 508 Speicherzeichen genutzt werden können. Nur Felder, deren Daten Sie für Suchen verwenden möchten, sollten als durchsuchbar markiert werden. Durch die passende Kennzeichnung von Feldern als durchsuchbar und nicht durchsuchbar können Sie das größere Speicherlimit optimal nutzen.
Wenn Sie Felder im Einstellungen-Dialogfeld definieren, werden Sie feststellen, dass der Zähler unten rechts auf dem Bildschirm mehr Zeichen abzieht, als Sie tatsächlich eingeben. Wenn Sie beispielsweise einen Feldnamen in das Beschriftungsfeld eingeben, zieht der Zähler die Anzahl der eingegebenen Zeichen und zusätzlich 28 Zeichen ab. Die 28 zusätzlichen Zeichen stehen für die Zeichen, die standardmäßig von den anderen Attributfeldern (Maximale Länge, Feldtyp, Erforderlich, Durchsuchbar, Erweitert) belegt werden. Aus diesem Grund zeigt der Zähler beim ersten Öffnen des Einstellungen-Dialogfelds zur Erstellung Ihrer Felddefinitionen 243 verfügbare Zeichen an, nicht 254.
Wenn Sie zum Beispiel „Sprache“ in das Beschriftungsfeld eingeben, zeigt der Zähler an, dass Ihnen noch 207 Speicherzeichen verbleiben, da Sie 36 Ihrer anfänglichen 243 Zeichen verwendet haben – 8 Zeichen für „Sprache“ und weitere 28 Zeichen für die anderen Attributfelder. Felddefinitionen, die in nachfolgende Beschriftungsfelder eingegeben werden, führen jeweils zu einem Abzug von 29 Zeichen zusätzlich zu der Anzahl der eingegebenen Zeichen im Beschriftungsfeld.
Mit Ausnahme der Daten, die im Feldnamen für ein Mehrfachwert-Zusatzfeld eingegeben werden, werden alle Daten, die in eines der Felder im Einstellungen-Dialogfeld eingegeben werden, von den 254 Speicherzeichen abgezogen. Daher empfiehlt es sich, kurze, aber aussagekräftige Feldnamen zu wählen.
Feldzeichenfolgen für InterAction Kontaktfelder
Wie unter Feldtypen für jede Spalte beschrieben, können Sie eine Formatzeichenfolge für Felder mit dem Typ InterAction Kontakt definieren. Diese Formatzeichenfolge steuert, welche Kontaktdaten im Feld angezeigt werden.
Standardmäßig ist die Formatzeichenfolge Nachname, Vorname. Wenn Sie also den Kontakt „Jane Tarnoff“ beim Ausfüllen des Feldes auswählen, wird ihr Name als „Tarnoff, Jane“ angezeigt.
Falls nötig, können Sie die verwendete Formatzeichenfolge ändern – zum Beispiel, wenn Sie den Vornamen zuerst anzeigen möchten. Sie ändern das Format, indem Sie eine neue Formatzeichenfolge im Attribut „Erweitert“ für das Feld definieren.
Die Formatzeichenfolge kann sowohl Text als auch Platzhalter für InterAction Felder enthalten. Platzhalter sind immer von Prozentzeichen (%) umgeben. InterAction ersetzt sie durch die tatsächlichen Daten.
Beispielsweise sieht eine solche Formatzeichenfolge so aus:
Vorname: %FIRST_NM%, Nachname: %LAST_NM%
Wenn Sie den Kontakt „Jane Tarnoff“ beim Ausfüllen des Feldes auswählen, würde der Feldwert lauten:
Vorname: Jane, Nachname: Tarnoff
Die folgende Tabelle listet die Platzhalter auf, die Sie in der Formatzeichenfolge verwenden können.
| Token | Beschreibung |
|---|---|
| ASSISTANT | Wert, der im Feld „Assistent“ für den Kontakt eingetragen wurde |
| COMMENTS | Kommentare, die in der Namensansicht für den Kontakt eingetragen wurden. |
| COMMON_NM | Allgemeiner Name des Kontakts (Feld „Bekannt als“) |
| COMPANY_COMMON_NM | Allgemeiner Name des Kontaktunternehmens |
| COMPANY_LIST_ID | ID des Unternehmens, das mit dem Kontakt verknüpft ist |
| COMPANY_LIST_SRC_ID | Quell-ID des Unternehmens, das mit dem Kontakt verknüpft ist |
| COMPANY_NM | Name des Kontaktunternehmens |
| CREATE_DT | Datum, an dem der Kontakt erstellt wurde |
| CREATE_ID | Benutzer-ID des Nutzers, der den Kontakt erstellt hat |
| DEPARTMENT | Wert, der im Feld „Abteilung“ für den Kontakt eingetragen wurde |
| DISPLAY_NM | Anzeigename des Kontakts |
| FIRST_NM | Vorname des Kontakts |
| LAST_EDIT_DT | Datum, an dem der Kontakt zuletzt bearbeitet wurde |
| LAST_EDIT_ID | Benutzer-ID des Nutzers, der die Namensinformationen des Kontakts zuletzt bearbeitet hat |
| LAST_EDIT_NM | Name des Nutzers, der den Kontakt zuletzt bearbeitet hat |
| LAST_NM | Nachname des Kontakts |
| LIST_TYP_IND | ID, die den Kontakttyp angibt (0 – Person, 1 – Unternehmen) |
| LISTING_ID | ID des Kontakts |
| LISTING_SRC_ID | Quell-ID des Kontakts |
| MIDDLE_NM | Zweiter Vorname des Kontakts |
| OWN_DIR_ID | ID des Ordners, dem der Kontakt gehört |
| OWN_DIR_SRC_ID | Quell-ID des Ordners, dem der Kontakt gehört |
| OWNER_ID | ID des Nutzers oder der Gruppe, dem/der der Kontakt gehört |
| OWNER_IND | Gibt an, ob der Kontakt einen Besitzer hat und ob es sich dabei um eine Einzelperson oder eine Gruppe handelt (0 – kein Besitzer, 1000 – Nutzer besitzt den Kontakt, 2000 – Gruppe besitzt den Kontakt) |
| POSITION_NM | Berufsbezeichnung des Kontakts |
| SALUTATION | Titel des Kontakts |
| SUFFIX | Namenszusatz des Kontakts |
| SYS_ID | Eindeutige Kennung des externen Systems für den Kontakt. Wird nur verwendet, wenn der Kontakt von einem anderen System „besessen“ wird, z. B. Zeiterfassung und Abrechnung. |
| SYS_SRC_ID | Eindeutige Kennung des externen Systems für den Kontakt. Wird nur verwendet, wenn der Kontakt von einem anderen System „besessen“ wird, z. B. Zeiterfassung und Abrechnung. |
Felder oder Spalten für das mehrspaltige Zusatzfeld definieren
- Erstellen oder bearbeiten Sie das Zusatzfeld und wählen Sie die Verwendung der variablen Felderweiterung, wie in Konfigurieren eines Feldes zur Verwendung der variablen Felderweiterung beschrieben.
- Wählen Sie unter Felddefinitionen die erste Zelle in der Spalte Beschriftung aus und geben Sie den Namen des Feldes ein.
- Geben Sie die maximale Länge für das Feld ein.
- Wählen Sie in der Spalte Feldtyp den Typ für das Feld aus.
- Wenn das Feld erforderlich und/oder durchsuchbar sein soll, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.
- Abhängig vom gewählten Feldtyp klicken Sie auf die Spalte Erweitert, um die Felddefinition abzuschließen.
- Für Kontrollkästchenfelder geben Sie die Bezeichnung für das Feld ein.
- Für InterAction-Kontaktfelder definieren Sie eine Formatzeichenfolge für den Namen des Kontakts. Weitere Informationen finden Sie unter Feldzeichenfolgen für InterAction-Kontaktfelder.
- Für numerische Felder geben Sie die maximal und minimal erlaubten Werte für das Feld ein.
- Für Listenfelder wählen Sie den Namen der Liste aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie erlauben möchten, dass Nutzer Werte eingeben, die nicht in der Liste stehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Werte zulassen, die nicht in der Liste sind. Sie müssen die Liste zuerst definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Listen und Listeneinträgen.
- Für Zeichenfolgenfelder müssen Sie keine weiteren Optionen eingeben.
- Gehen Sie zur nächsten Zeile und wiederholen Sie die Schritte 2–7 für jedes Feld, das Sie erstellen möchten.
- Wenn Sie die Felder definiert haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt bei der Konfiguration des Zusatzfeldes fort (siehe Anzeigen der Feldwerte festlegen).