Während neue Kontaktregel-Sets dazu verwendet werden, festzulegen, welche Benutzer verwaltet werden und auf welchen Prozess die Regeln angewendet werden, definieren neue Kontaktregel-Sammlungen genau, was mit dem Kontakt geschieht, wenn er zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. Regel-Sammlungen legen Folgendes fest:
- Ob InterAction nach übereinstimmenden Kontakten in der Kanzleiliste sucht
- Konfigurationsoptionen im Zusammenhang mit übereinstimmenden Kontakten, einschließlich der Handhabung potenzieller Duplikate und widersprüchlicher Kontaktinformationen
- Wie neue Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, einschließlich des Quellordners für den Kontakt
- Ob Unternehmenskontakte automatisch erstellt werden, wenn kein passender Unternehmenskontakt zu dem im Personenkontakt angegebenen Unternehmen gefunden werden kann
- Wie Datenverwalter über neue Kontaktinformationen benachrichtigt werden, zum Beispiel kann die Regel-Sammlung so konfiguriert werden, dass Data Change Management-Tickets erstellt werden, wenn potenzielle doppelte Kontakte gefunden werden
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Vorgegebene Regel-Sammlungen
- Verwendung von Kontaktabgleich in neuen Kontaktregeln
- Erstellung zugehöriger Unternehmen
Vorgegebene Regel-Sammlungen
Da Regel-Sammlungen viele Einstellungen bieten, die Ihre Kontaktinformationen erheblich beeinflussen können, stellt InterAction mehrere Regel-Sammlungen standardmäßig zur Verfügung. Sie können diese Regel-Sammlungen an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen, jedoch können keine neuen Regel-Sammlungen erstellt werden.
Neue Kontaktregel-Sammlungen
| Sammlung | Beschreibung |
|---|---|
| Laufende Datenpflege – Standard | Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set „Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung“ verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction zu steuern, wenn Kontakte zur Kontaktliste eines Benutzers in dessen Outlook-Kontakten oder PDA hinzugefügt und später zur Kanzleiliste beigetragen werden. |
| Laufende Datenpflege – Neuer Benutzer |
Diese neue Kontaktregel-Sammlung enthält die erforderlichen Einstellungen, um die Kontakte eines Benutzers beim erstmaligen Rollout von InterAction an einen neuen Benutzer angemessen zur Kanzlei beizutragen. Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die Benutzer zur Kanzleiliste beitragen, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. Dieses Regel-Set verwaltet in der Regel die Kontakte, die nach der ersten Übernahme der Kontaktinformationen des Benutzers sowie alle Kontakte, die ein Benutzer seiner Kontaktliste in Outlook oder einem PDA hinzufügt, zur Kanzleiliste beigetragen werden. |
| Datenqualitätsdienste | Diese Regel-Sammlung wird während des initialen Datenimports und der Datenbereinigung verwendet, wenn Sie die Datenqualitätsdienste von LexisNexis InterAction oder die Datenbereinigungsdienste eines LexisNexis InterAction-Partners nutzen. |
| Web Client Neuer Kontakt-Assistent – Standard | Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set des neuen Kontakt-Assistenten im Web Client verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction über den neuen Kontakt-Assistenten zu steuern. |
| Web Client Neuer Kontakt-Assistent – Neuer Benutzer | Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die Benutzer im neuen Kontakt-Assistenten des Web Client eingeben, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. |
| IAIQ Contact Mining – Standard | Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set „IQ 2.x Contact Mining“ verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction durch InterAction IQ 2.x Contact Mining und Signaturerfassung zu steuern. |
| IAIQ Contact Mining – Neuer Benutzer | Diese Regel-Sammlung enthält die erforderlichen Einstellungen, um die Kontakte eines neuen Benutzers, die durch InterAction IQ 2.x Contact Mining zu InterAction hinzugefügt werden, angemessen beizutragen. Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die durch InterAction IQ 2.x Contact Mining und Signaturerfassung hinzugefügt werden, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. |
Details zu den mit jeder Regel-Sammlung bereitgestellten Einstellungen finden Sie im Leitfaden Daten in InterAction laden.
Verwendung von Kontaktabgleich in neuen Kontaktregeln
Wenn Sie neue Kontakte über die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung zu InterAction hinzufügen, können Sie den Synchronisationsprozess so konfigurieren, dass nach Kontakten in der Kanzleiliste gesucht wird, die mit dem hinzuzufügenden Kontakt übereinstimmen. In den meisten Fällen sollten Sie den Kontaktabgleich verwenden, jedoch möchten Sie beim initialen Datenimport und der Bereinigung möglicherweise keinen Abgleich durchführen, wenn Sie mit einem Drittanbieter zur Bereinigung Ihrer Kontaktdaten zusammenarbeiten.
Sie können neue Kontaktregel-Sammlungen, die für die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung festgelegt sind, so konfigurieren, dass der neue Kontakt anhand verschiedener Kriterien mit bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakten abgeglichen wird. In den meisten Fällen sollten Sie InterAction so einstellen, dass Kontakte anhand des Kontaktnamens abgeglichen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, versucht InterAction, Kontakte mithilfe der im Artikel Wie werden Benutzerkontakte mit Kanzleikontakten abgeglichen? beschriebenen Logik abzugleichen.
Wenn Sie Ihren initialen Datenimport und die Bereinigung durchführen, möchten Sie möglicherweise eine andere Abgleichslogik verwenden, einschließlich des Abgleichs anhand einer eindeutigen Kontaktkennung. Typischerweise wird dieser Abgleich nur in bestimmten Situationen verwendet, in denen Ihre Organisation die Benutzerkontakt-Exportfunktion genutzt hat, um UCI-Werte für Kontakte zu setzen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Kontakte beim Hinzufügen zu InterAction abzugleichen, müssen Sie auch neue Kontaktabgleichsregeln festlegen, darunter folgende:
- Wie mit Datenkonflikten umgegangen wird, wenn der neue Kontakt als Verdachtsfall markiert ist
- Wie der Kontakt zu InterAction hinzugefügt wird, wenn kein übereinstimmender Kontakt gefunden wird
- Was passiert, wenn potenziell übereinstimmende Kontakte gefunden werden oder mehr als ein übereinstimmender Kontakt gefunden wird
Die verfügbaren Optionen ermöglichen es Ihnen, das gewünschte Maß an Kontrolle über die Kontaktinformationen festzulegen. Beispielsweise können Sie Optionen wählen, die Datenverwalter bei neuen Kontakten für Ihre Standardregel-Sets nicht proaktiv benachrichtigen, und Konfigurationsoptionen auswählen, die Tickets an Datenverwalter für Regel-Sets für neue Benutzer senden.
Neue Kontaktabgleichsregeln
| Regel | Optionen |
|---|---|
| Datenkonflikt |
Diese Regel gilt nur, wenn der hinzuzufügende Kontakt als Verdachtsfall markiert ist. Weitere Informationen zu Verdachtskontakten finden Sie unter Wie Kontaktdaten beim initialen Laden von Benutzerkontakten behandelt werden. Bei Kontakten, die nicht als Verdachtsfall gelten, überschreiben die Informationen des Benutzers die Informationen der Organisation oder werden zum Kanzleikontakt hinzugefügt. In nahezu allen Implementierungen sollten alle neuen Kontaktregel-Sammlungen so eingestellt sein, dass ein „Datenkonflikt“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. Die anderen Optionen, „Benutzer überschreibt Kanzlei“ und „Kanzlei überschreibt Benutzer“, sollten nur in Situationen verwendet werden, in denen Sie eine gezielte Datenbereinigung in einer der beiden Datenquellen durchgeführt haben und garantieren können, dass alle Kontakte in dieser Datenquelle bessere, genauere Kontaktinformationen enthalten. Wenn beispielsweise die Kontakte eines Benutzers in Outlook bereinigt wurden, bevor sie mit InterAction synchronisiert werden, können Sie die Option „Den Kontakt in der Kanzleiliste mit Informationen aus dem Kontakt in der Benutzerkontaktliste aktualisieren“ verwenden. |
| Kein Kontaktabgleich |
Wenn ein Kontakt nicht mit einem Kontakt in InterAction abgeglichen werden kann, bestimmen die für keinen Kontaktabgleich definierten Regeln, wie der Kontakt dem System hinzugefügt wird. In der Regel wählen Sie die Option „Den Kontakt in den Ordner Neue Kontaktüberprüfung verknüpfen“ zusätzlich zur Option „Den Kontakt in den Ordner Kanzleiliste hinzufügen“. Wenn Sie eine Regel-Sammlung für einen neuen Benutzer einrichten, können Sie die Kontakte des Benutzers im Ordner Neue Kontaktüberprüfung erfassen. Es ist erforderlich, dass alle Benutzer Leserechte für den Ordner Neue Kontaktüberprüfung haben. Dies ist die Standardeinstellung. Außerdem sollte Ihre neue Kontaktregel-Sammlung für neue Benutzer auch festlegen, dass ein „Neuer Kontakt“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. |
| Möglicher Kontaktabgleich |
Optionen für möglichen Kontaktabgleich gelten nur, wenn mehr als ein exakt übereinstimmender Kontakt gefunden wird oder wenn ein oder mehrere Kontakte als möglich, aber nicht exakt übereinstimmend gelten. In der Regel sollten Sie die Option „Ein ‚Mögliches Duplikat‘-Ticket an den Data Change Management-Posteingang senden“ zusätzlich zur Option „Den Kontakt in den Ordner Kanzleiliste hinzufügen“ wählen. In manchen Situationen bei neuen Benutzern können Sie auch „Den Kontakt in den Ordner Neue Kontaktüberprüfung verknüpfen“ wählen. |
Erstellung zugehöriger Unternehmen
Wenn ein Personenkontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt wird, versucht InterAction automatisch, den Unternehmenswert im Personenkontakt mit einem Unternehmenskontakt in InterAction abzugleichen. Wenn beispielsweise ein Benutzer den Kontakt Jane Warner bei Stanford Industries hinzufügt und Stanford Industries nicht in InterAction gefunden wird, kann InterAction automatisch einen neuen Unternehmenskontakt erstellen. Diese Funktion steht für Kontakte zur Verfügung, die über die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung oder den neuen Kontakt-Assistenten hinzugefügt werden. Zugehörige Unternehmen können nicht für Kontakte erstellt werden, die durch InterAction IQ 2.x Contact Mining oder Signaturerfassung hinzugefügt werden.
Die automatische Erstellung von Unternehmenskontakten ist nur beim Erstellen neuer Kontakte verfügbar. Sie steht beim Bearbeiten bestehender Kontakte nicht zur Verfügung.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Unternehmenskontakt zu erstellen, wird der Unternehmenskontakt entweder der Kanzleiliste oder dem Ordner Neue Kontaktüberprüfung hinzugefügt, je nachdem, welchen Ordner Sie für neue Kontakte in der Regel-Sammlung ausgewählt haben. Wenn der Unternehmenskontakt erstellt wird, fügt InterAction die folgenden Informationen zum Unternehmen hinzu und gibt diese Felder an den Personenkontakt zurück:
- Unternehmensname
- Geschäftsadresse
Die Regeln zur Erstellung eines neuen Unternehmenskontakts variieren je nachdem, ob Sie den Kontaktabgleich verwenden. Für Regel-Sammlungen, die den Kontaktabgleich vorsehen, können Regeln definiert werden, was passiert, wenn ein potenziell übereinstimmendes Unternehmen in der Kanzleiliste gefunden wird, bzw. was passiert, wenn kein übereinstimmender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden wird.
| Regel | Beschreibung |
|---|---|
| Kontaktabgleich | |
| Keine Kontaktübereinstimmungsregel |
Legt fest, ob ein Unternehmenskontakt erstellt wird, wenn für einen neu angelegten Personenkontakt kein passender Unternehmenskontakt gefunden werden kann. Für Regelkollektionen, die für die Synchronisierung von Benutzer- zu Kanzleikontakten erstellt wurden, sollten Sie InterAction in der Regel so einstellen, dass kein Unternehmenskontakt erstellt wird und ein Ticket „Nicht zugeordnete Firma“ an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. Dies wird empfohlen, da in vielen Fällen keine passende Firma gefunden wird, weil der Benutzer den Firmennamen nicht korrekt eingegeben hat. Wenn ein Datenverwalter das Ticket prüft, kann er oder sie nach einer Firma suchen und die Person zuordnen oder eine neue Firma anlegen. Bei der ersten Datenübernahme können Sie in solchen Fällen auch einen neuen Unternehmenskontakt anlegen, wenn Sie ohnehin eine umfassende Datenbereinigung mit Zusammenführung von Dubletten planen. |
| Mögliche Kontaktübereinstimmungsregel |
Legt fest, ob ein Unternehmenskontakt erstellt wird, wenn in der Kanzleiliste ein oder mehrere Kontakte gefunden werden, die mögliche, aber keine exakten Übereinstimmungen sind. In den meisten Fällen sollten Sie InterAction so einstellen, dass kein Unternehmenskontakt erstellt wird und ein Ticket „Nicht zugeordnete Firma“ an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. Dies wird empfohlen, da der Datenverwalter in der Regel am besten beurteilen kann, welcher Unternehmenskontakt die richtige Zuordnung ist. |
| Keine Kontaktübereinstimmung oder Regelkollektion für den Web Client Neuen Kontakt-Assistenten | |
| Firmenzuordnungsregel |
Diese Option legt fest, ob ein Unternehmenskontakt anhand der Informationen eines Personenkontakts erstellt wird. Wenn Sie Regelkollektionen für die Synchronisierung von Benutzer- zu Kanzleikontakten definieren, die keinen Kontaktabgleich verwenden, sollten Sie festlegen, dass ein neuer Unternehmenskontakt erstellt und im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ verlinkt wird. Alle Benutzer müssen Leserechte für den Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ haben. Dies ist die Standardeinstellung. Wenn Sie Regelkollektionen für den Neuen Kontakt-Assistenten im Web Client definieren, sollten Sie ebenfalls festlegen, dass ein Unternehmenskontakt erstellt wird. Außerdem sollten Sie angeben, dass der Kontakt im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ verlinkt wird. |
Ihre Regeln für neue Kontakte sollten die Erfahrung Ihrer Benutzer widerspiegeln
Alle Benutzer erfahren
Wenn alle Ihre Web Client-Benutzer gut geschult sind, können Sie sich darauf verlassen, dass die Benutzer potenzielle Übereinstimmungen für die zugehörigen Kontakte identifiziert haben, sofern diese existieren. Daher können Sie die automatische Erstellung eines Unternehmenskontakts festlegen, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird.
Richten Sie eine neue Kontaktregel ein, um Unternehmenskontakte automatisch zu erstellen und Benachrichtigungstickets für neue Kontakte im Data Change Management zu generieren. Der Datenverwalter kann dann sicherstellen, dass die Datensätze korrekt und in den richtigen Situationen angelegt werden. Stellt der Datenverwalter fest, dass Firmenzuordnungen falsch erstellt werden, wählen Sie das nächste Szenario.
Benutzer mit unterschiedlichen Erfahrungsstufen
Schulen Sie erfahrene Benutzer, die möglicherweise mehrere Visitenkarten als neue Kontakte für andere Fachkräfte eingeben, zuerst den Unternehmenskontakt des Kontakts und anschließend den Personenkontakt zu erfassen. So werden die richtigen Zuordnungen direkt erstellt.
Weniger erfahrene Benutzer sollten nur den Personenkontakt eingeben. Dann sollte eine neue Kontaktregel jedes Mal ein Ticket für eine nicht zugeordnete Firma generieren, wenn eine Person mit einer nicht zugeordneten Firma angelegt wird. So kann der Datenverwalter prüfen, ob es für diese Person bereits eine Firma in der Datenbank gibt.
Eine Regelkollektion bearbeiten
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Data Change Management-Konfiguration.
- Wählen Sie Neue Kontaktregel-Sets.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Data Change Management Neue Kontaktregel-Sets“ Regelkollektionen.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Data Change Management Neue Kontaktregelkollektionen“ die zu bearbeitende Regelkollektion aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
-
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Um die Regeln für neue Kontaktübereinstimmungen zu ändern, wählen Sie in diesem Abschnitt Bearbeiten.
- Um die Regeln für Firmenzuordnungen zu ändern, wählen Sie in diesem Abschnitt Bearbeiten.
Weitere Informationen zu den Konfigurationsoptionen finden Sie unter Verwalten von Regelkollektionen für neue Kontakte.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.