Wie im Leitfaden InterAction Grundlegende Konzepte erläutert, kann in InterAction jeder Benutzer seine eigene Kontaktliste pflegen. Gleichzeitig verwaltet InterAction das gesamte kollektive Wissen der Organisation über Kontakte, das aus verschiedenen anderen Systemen und von anderen Benutzern stammt.
InterAction stellt eine Kanzleiliste von Kontakten bereit, während jeder Benutzer auch seine eigene Kontaktliste hat. Die Kanzleiliste enthält jeweils nur eine Version eines Kontakts. Derselbe Kontakt kann jedoch in mehreren Benutzerlisten vorkommen. Kontakte in der Kanzleiliste werden als „Kanzleikontakte“ bezeichnet. Kontakte in der Liste eines Benutzers heißen „Benutzerkontakte“.
Benutzer können ihre Benutzerkontaktliste direkt im InterAction Web Client verwalten. Alternativ können sie ihre Kontakte in Microsoft® Outlook® verwalten. InterAction synchronisiert die Kontakte in jedem Outlook eines Benutzers mit den Kontakten in dessen InterAction-Kontaktliste. Auf Benutzerkontaktlisten kann nicht über den Windows Client zugegriffen werden.
Auch wenn Fachkräfte ihre eigenen Kontaktlisten pflegen, möchten sie für bestimmte Kontakte auf die Informationen ihrer Organisation zugreifen. Um den Informationsaustausch zwischen den Benutzerlisten und der Kanzleiliste zu erleichtern, ermöglicht InterAction es Benutzern, beliebige ihrer Benutzerkontakte mit der einzigen Version des Kontakts in der Kanzleiliste zu „verbinden“.
Eine Benutzerkontaktliste wird automatisch erstellt, wenn Sie ein InterAction-Benutzerkonto anlegen.
Wenn ein Benutzer einen Benutzerkontakt mit einem Kanzleikontakt verbindet, bietet InterAction die Möglichkeit, Änderungen vom Kanzleikontakt zu übernehmen und auf den Benutzerkontakt anzuwenden. Ebenso kann der Benutzer durch das Verbinden eines Benutzerkontakts mit einem Kanzleikontakt Informationen über den Kontakt zur Kanzleiliste beitragen.
Wer kann auf Benutzerkontaktlisten zugreifen?
Jede Benutzerkontaktliste kann nur von dem Benutzer, dem die Liste gehört, und dessen Vertretern (Proxies) aufgerufen werden. Zum Beispiel kann nur Ed Roberts auf die Benutzerkontaktliste von Ed Roberts zugreifen. Wenn Eds Sekretärin als sein Proxy festgelegt ist, haben sowohl Ed als auch seine Sekretärin Zugriff auf seine Benutzerkontaktliste. Weitere Informationen zu Proxies finden Sie unter Verwalten von Benutzer-Vertretungen.
Proxies können keine Kontakte einsehen, die ein Benutzer als „Privat“ gekennzeichnet hat.
Das InterAction-Systemadministrator-Konto (IAADMIN) kann nicht auf Benutzerkontaktlisten zugreifen, ebenso wenig wie Datenverwalter. Die einzige Möglichkeit, einem anderen Benutzer Zugriff auf eine Benutzerkontaktliste zu gewähren, besteht darin, diesen Benutzer als Proxy für die Person einzurichten.