Jede Sammlung von Benutzern kann als Kandidat für eine InterAction-Benutzergruppe dienen. Eine gute Möglichkeit, Benutzergruppen zu identifizieren, ist die Nutzung bestehender Arbeitsgruppen, Praxisgruppen und anderer „Sammlungen“ von Benutzern.
InterAction-Benutzergruppen können automatisch mit Gruppen aus anderen Systemen, wie E-Mail-Anwendungen und Netzwerken, synchronisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Active Directory und InterAction.
Gruppen werden verwendet, um Zugriffsrechte und Berechtigungen für Funktionen wie Dublettenabgleich und Datenqualitäts-Tools zu vergeben, Suchen im Windows Client zu teilen und die Sichtbarkeit von Aktivitäten festzulegen. Die Verwaltung einer großen Anzahl von Benutzergruppen kann für Endbenutzer verwirrend sein und zusätzlichen Pflegeaufwand für Administratoren bedeuten.
Beachten Sie außerdem, dass eine Gruppe nur eine Liste von Benutzern enthalten kann – Sie können keine Gruppen in eine andere Gruppe aufnehmen. Daher sind „hierarchische“ Gruppen schwer zu pflegen und sollten vermieden werden.
Falls nötig, können Sie die benötigten Benutzergruppen identifizieren und diese Gruppen anlegen, bevor Sie Benutzerkonten erstellen und entscheiden, welche Benutzer in welche Gruppe gehören. Später, wenn die Benutzerkonten bereit sind, können Sie die Gruppen mit den entsprechenden Benutzern füllen.
Im Allgemeinen gibt es zwei Hauptkategorien von Benutzergruppen:
- Benutzergruppen für Datenqualität und Administration
- Benutzergruppen für Endbenutzer
Benutzergruppen für Datenqualität und Administration
Die erste Gruppe, die Sie identifizieren sollten, sind die Datenqualitäts- und Administrationsgruppen. Verwenden Sie diese Gruppen, um Benutzern Berechtigungen für Datenqualitätsfunktionen wie Datenänderungsmanagement, Datenqualitäts-Tools, Dublettenabgleich und andere zu erteilen.
Die Datenqualitätsgruppen enthalten in der Regel mehr Benutzer als die Administrationsgruppen, dennoch sollte der Pflegeaufwand gering bleiben.
InterAction stellt folgende Benutzergruppen für Datenqualität und Administration bereit:
Datenadministratoren
Diese Gruppe wird verwendet, um Benutzern Zugriff auf die Datenqualitätsfunktionen zu geben, Dublettenabgleich durchzuführen, Verknüpfungen zu bereinigen, Ordner-Vorlagen zu verwalten, Kontaktarten zu verwalten und Datenqualitätssuchen auszuführen. Da die Nutzung dieser Funktionen große Auswirkungen auf die InterAction-Daten haben kann, sollten sie nur einer ausgewählten Gruppe von Data Stewards mit fortgeschrittenen InterAction-Kenntnissen zugewiesen werden. Diese Gruppe ist Eigentümer der Kontaktarten „Verstorben“, „Nicht mehr im Geschäft“, „Hochschule/Universität“, „Wohltätigkeitsorganisation“ und „Berufsorganisation“.
Marketing
Diese Gruppe ist Eigentümer der Kontaktarten „Interessent“ und „Interessentenmitarbeiter“ sowie der Mailingliste „Keine Marketingkommunikation senden“. Alle Benutzer in der Marketing-Gruppe sind für die Pflege dieser Informationen in InterAction verantwortlich.
Personaladministratoren
Diese Gruppe ist Eigentümer der Kontaktarten „Unser Personal“, „Ehemalige“ und „Unsere Berater“. Alle Benutzer in der Gruppe Personaladministratoren sind für die Pflege der Personaldaten in InterAction verantwortlich. Häufig sind Benutzer dieser Gruppe auch Administratoren oder Data Stewards für das HR-System Ihrer Organisation und Mitglieder der Personalabteilung.
Kundenadministratoren
Diese Gruppe ist standardmäßig Eigentümer der Kontaktarten „Kunde“, „Top-Kunde“, „Ehemaliger Kunde“ und „Kundenmitarbeiter“. Alle Benutzer in der Gruppe Kundenadministratoren sind für die Pflege der Kundendaten in InterAction verantwortlich. Oft sind Benutzer dieser Gruppe auch Administratoren oder Data Stewards für das Buchhaltungs- oder Zeit- und Abrechnungssystem Ihrer Organisation.
Content Manager
Diese Gruppe dient zur Identifizierung von:
- Den Benutzern, die den Kontaktbestand verwalten, den Ihre Organisation mit LexisNexis-Inhalten aktualisieren möchte. Diese Gruppe erhält automatisch spezielle Zugriffsrechte auf folgende Ordner:
- LexisNexis Unternehmen zum Abgleichen
- LexisNexis Kontakt eingereicht
- LexisNexis Abgeglichene Unternehmen
Benutzergruppen für Endbenutzer
Da Endbenutzer Gruppen verwenden können, um die Sichtbarkeit einer von ihnen erstellten Aktivität festzulegen, sollten Sie Gruppen erstellen, die die verschiedenen Benutzergruppen in Ihrer Organisation widerspiegeln. Planen Sie, für jede der wichtigsten Funktionsgruppen innerhalb der Organisation, die gemeinsame Zugriffsrechte erhalten, eine Gruppe zu erstellen.
Mögliche Gruppen sind:
- Praxisgruppen oder Arbeitsgruppen
- Abteilungen innerhalb eines Büros
- Benutzerebenen wie Partner oder Associates
- Ausschüsse
Erstellen Sie nicht für jede logische Gruppe von Personen in Ihrer Organisation eine InterAction-Gruppe.
Empfehlungen für Benutzergruppen
| Tun | Nicht tun |
|---|---|
| Überlegen Sie, ob Sie die bereitgestellten Gruppen für Data Stewards nutzen, bevor Sie eine neue Gruppe erstellen. Die Benutzer in der Gruppe Datenadministratoren könnten genau die Benutzer sein, denen Sie die Berechtigung „Alle Dubletten zusammenführen“ geben möchten. | Erstellen Sie für jede Berechtigung eine eigene Gruppe. Die meisten Data Stewards und Administratoren sollten Zugriff auf alle administrativen Funktionen haben. |
| Erstellen Sie eine separate „Export“-Gruppe, wenn Sie den Export aus dem Windows Client einschränken möchten. | Erstellen Sie Gruppen, die nicht gepflegt werden. Denken Sie daran: Jedes Mal, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder neu eintritt, müssen Sie die Gruppen aktualisieren. Veraltete Gruppen können zu Fehlern bei den Zugriffsrechten führen! Wenn Sie Active Directory oder Application Collaboration verwenden, um Ihre Gruppen mit Benutzern zu befüllen, ist dies weniger problematisch. Weitere Informationen zum Befüllen von Gruppen mit Benutzern finden Sie unter „Active Directory und InterAction“. |
| Beschränken Sie die Anzahl der von Ihnen erstellten Gruppen. | Erstellen Sie viele Gruppen mit ähnlichen Namen oder Mitgliedern. Denken Sie daran: Endbenutzer verwenden diese Gruppen beim Hinzufügen von Aktivitäten im Web Client oder über die e-Activity-Funktion. Benutzer könnten verwirrt sein, wenn sie zwischen mehreren Gruppen mit ähnlichen Namen wählen müssen. |
| Denken Sie daran, dass jede Gruppe für die Vergabe von Berechtigungen, Zugriffsrechten, das Teilen von Suchen und das Festlegen der Sichtbarkeit einer Aktivität verwendet werden sollte. Wenn die Gruppe für keinen dieser Zwecke benötigt wird, erstellen Sie sie nicht. | Deaktivieren Sie eine Gruppe, ohne Data Stewards und Administratoren zu informieren. Denken Sie daran: Benutzer, die Ordner erstellen können, können auch Zugriffsrechte vergeben und somit eine Gruppe verwenden. Das Deaktivieren wirkt sich auf diese Benutzer aus. |
| Informieren Sie die Benutzer, wenn Sie eine Gruppe deaktivieren, umbenennen oder deren Bedeutung ändern. | Erstellen Sie potenziell peinliche oder vertrauliche Gruppen. Windows Client-Benutzer, die Ordnerzugriffsrechte vergeben können, sehen die Namen und Mitglieder einer Gruppe. |
| „Neutralisieren“ Sie inaktive Gruppen, indem Sie alle Mitglieder entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Nicht benötigte Gruppen entfernen. |