Konfigurieren der Einstellungen für Kontaktaktualisierungen

Wenn die Informationen eines Kontakts in der Kanzleiliste aktualisiert werden, können auch die Nutzer, die diesen Kontakt in ihren eigenen Kontaktlisten pflegen, die aktualisierten Informationen erhalten.

InterAction bietet Nutzern die Möglichkeit, Aktualisierungen vor der Übernahme in ihre Kontakte zu überprüfen oder Kontakte automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Das reduziert den Aufwand für den Nutzer, da er nicht jede Änderung manuell prüfen muss.

Damit ein Kontakt eines Nutzers aktualisiert werden kann, muss der Nutzer seinen Kontakt zur Kanzleiliste beitragen. Wenn ein Nutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt, werden alle Informationen, die er nicht als vertraulich markiert hat, ebenfalls übernommen. Diese Informationen können dann aus der Kanzleiliste aktualisiert werden.

InterAction kann auch nach Aktualisierungen für vertrauliche Kontaktinformationen des Nutzers suchen. Nutzer können wählen, ob sie nach Aktualisierungen für ihre vertraulichen Informationen suchen und diese überprüfen möchten. Auch wenn die Kontaktinformationen automatisch aktualisiert werden können, werden vertrauliche Informationen eines Nutzers niemals ohne vorherige Überprüfung durch den Nutzer aktualisiert.

Einstellungen zur Überprüfung von Kontaktaktualisierungen konfigurieren

Für neue Kontakte, die aus der Kontaktliste des Nutzers zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, können Sie InterAction so einstellen, dass eine der folgenden Optionen ausgeführt wird:

Kontakt automatisch auf dem neuesten Stand halten
Dem Nutzer erlauben, Aktualisierungen vor der Übernahme zu überprüfen

Diese Einstellungen sind die Standardaktualisierungseinstellungen für neue Kontakte, die einer Kontaktliste eines Nutzers hinzugefügt werden. Für jeden Kontakt in seiner Kontaktliste kann der Nutzer festlegen, ob er Aktualisierungen automatisch erhalten möchte. Zum Beispiel können Sie als Standard festlegen, dass der Nutzer Aktualisierungen überprüfen soll. Nachdem der Nutzer einige Male Aktualisierungen manuell überprüft hat, stellt er vielleicht fest, dass er die Änderungen immer akzeptiert. Auf der Web Client-Seite, auf der der Nutzer Aktualisierungen für einen Kontakt überprüft, kann er dann wählen, künftig alle Aktualisierungen für diesen Kontakt automatisch zu akzeptieren.

Zusätzlich können Nutzer die Einstellungen zur Überprüfung von Kontakten an folgenden Stellen verwalten:

Auf der Seite „Mein InterAction“ können Nutzer unter „Neue Kontakt-Standardeinstellungen“ ihre Überprüfungseinstellungen festlegen.
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kontakts können Nutzer festlegen, wie Aktualisierungen für den Nutzerkontakt übernommen werden.

Sie können die Aktualisierungseinstellungen eines Nutzers verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Reduzieren der zu überprüfenden Aktualisierungen.

Reduzieren der zu überprüfenden Aktualisierungen

Für jede Nutzerkontaktliste können Sie Aktualisierungseinstellungen festlegen, die für alle Kontakte in der Kontaktliste des Nutzers gelten. Diese Einstellungen sollen die Anzahl der Aktualisierungen verringern, die der Nutzer für Kontakte überprüfen muss, bei denen er die Überprüfung vor der Übernahme gewählt hat. Sie können folgende Einstellungen auswählen:

Informationen automatisch übernehmen, wenn der Nutzer keine eigenen Angaben hat – InterAction vergleicht die Kontakte des Nutzers mit denen in der Kanzleiliste, um festzustellen, wo der Nutzer keine Informationen hat, die Kanzlei aber schon. Zum Beispiel hat der Nutzer vielleicht keine Faxnummer für einen Kontakt. Wenn der Kanzleikontakt eine Faxnummer hat, wird die Faxnummer automatisch beim Nutzerkontakt ergänzt.
Formatierungsänderungen automatisch übernehmen – Wenn beim Kanzleikontakt nur das Format einer Information geändert wird, können diese Änderungen automatisch auf die Nutzerkontakte angewendet werden. Zum Beispiel, wenn eine Adresse von „St.“ auf „Street“ geändert wird, wird diese Änderung automatisch beim Nutzerkontakt übernommen.

InterAction aktualisiert Kontakte nur automatisch, wenn der Nutzer das Feld nicht als vertraulich markiert hat. Auch wenn der Nutzer keine Informationen im Feld hat, werden vertrauliche Felder nicht automatisch aktualisiert.

Echte bidirektionale Synchronisierung konfigurieren

Um InterAction für eine echte bidirektionale Synchronisierung zwischen Nutzerkontakten und Kanzleikontakten einzurichten, wählen Sie die Option, alle Nutzerkontakte automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Dann werden Nutzerkontakte immer automatisch mit den Kanzleikontakten synchronisiert. Da die Nutzerkontakte automatisch aktuell gehalten werden, erscheinen folgende Optionen nicht im Web Client:

Auf der Seite Mein InterAction sehen Nutzer die Option „Kontaktaktualisierungen überprüfen“ unter „Neue Kontakt-Standardeinstellungen“ nicht.
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kontakts in einer Nutzerkontaktliste haben Nutzer nicht die Möglichkeit, die Überprüfung von Aktualisierungen zu wählen.

Vertrauliche Kontaktinformationen aktualisieren

Sie können festlegen, dass InterAction die als vertraulich markierten Informationen eines Nutzerkontakts überprüft und mit den Kanzleidaten vergleicht. Wenn die Kanzleiinformationen für den Kontakt aktualisiert werden, kann der Nutzer die Änderungen überprüfen und entscheiden, ob er sie für seinen Kontakt übernehmen möchte. Informationen, die ein Nutzer als vertraulich markiert hat, werden niemals automatisch aktualisiert.

Verwaltung der Möglichkeit eines Nutzers, Aktualisierungen vertraulicher Informationen zu überprüfen

Je nach Bedarf Ihrer Organisation können Sie InterAction wie folgt konfigurieren:

Nutzern erlauben zu bestimmen, ob InterAction nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen sucht
Immer nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen
Niemals nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen

Standardaktualisierungseinstellungen für neue Nutzerkontaktlisten konfigurieren

Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Nutzerkontaktlisten-Konfiguration.
Klicken Sie im Dialogfeld „Nutzerkontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Kontaktaktualisierungseinstellungen.

Wählen Sie im Dialogfeld „Kontaktaktualisierungseinstellungen“ die gewünschten Einstellungen für die Überprüfung von Kontaktaktualisierungen.

Um Folgendes zu tun	So gehen Sie vor
Nutzern erlauben, wie Aktualisierungen für ihre Kontakte übernommen werden	Deaktivieren Sie die Option Aktualisierungen für Nutzerkontakte automatisch übernehmen, wenn Informationen nicht als vertraulich markiert sind und wählen Sie die gewünschte Standardeinstellung für die Überprüfung von Kontaktaktualisierungen für neue Kontakte.
Alle Nutzerkontakte automatisch auf dem neuesten Stand halten	Aktivieren Sie die Option Aktualisierungen für Nutzerkontakte automatisch übernehmen, wenn Informationen nicht als vertraulich markiert sind.
Nutzern erlauben zu bestimmen, ob InterAction nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen sucht	Aktivieren Sie die Option Nutzern erlauben zu bestimmen, ob sie Aktualisierungen vertraulicher Informationen überprüfen möchten und wählen Sie die gewünschte Standardeinstellung für die Überprüfung vertraulicher Informationen.
Immer nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen	Deaktivieren Sie die Option Nutzern erlauben zu bestimmen, ob sie Aktualisierungen vertraulicher Informationen überprüfen möchten und wählen Sie Nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen und Nutzer überprüfen lassen.
Niemals nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen	Deaktivieren Sie die Option Nutzern erlauben zu bestimmen, ob sie Aktualisierungen vertraulicher Informationen überprüfen möchten und wählen Sie Nicht nach Aktualisierungen vertraulicher Informationen suchen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Kontaktaktualisierungseinstellungen für eine einzelne Nutzerkontaktliste konfigurieren

Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Nutzerkontaktliste.
Wählen Sie im Dialogfeld „Nutzerkontaktliste verwalten“ die gewünschte Nutzerkontaktliste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Wählen Sie im Dialogfeld „Nutzerkontaktliste bearbeiten“ die Registerkarte Kontaktaktualisierung und passen Sie die Einstellungen an.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Kontaktaktualisierungseinstellungen für alle Nutzerkontaktlisten konfigurieren

Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Nutzerkontaktlisten-Konfiguration.
Klicken Sie im Dialogfeld „Nutzerkontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Kontaktaktualisierungseinstellungen.