Ein Aktivitätsdatensatz bringt Aktivitäts- oder Protokollinformationen aus dem Quellsystem für die Kontakte ein. Sie können die Methoden konfigurieren, mit denen die zu aktualisierenden Kontakte gefunden werden, die Sichtbarkeit (bezüglich Kontakte oder bezüglich eines Ordners) für die Aktivitäten festlegen und den verwendeten Aktivitätstyp bestimmen.
Das Befüllen von InterAction mit relevanten Aktivitäten kann für Fachkräfte einen Mehrwert bieten. Aktivitäten werden auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ angezeigt, die häufig die erste Seite ist, die ein Benutzer beim Öffnen des Web Client sieht. Nutzer erhalten außerdem Benachrichtigungen in InterAction für Microsoft® Outlook®.
Beim Transformieren eines Aktivitätsdatensatzes führt Application Collaboration für jede Zeile, die aus dem externen System übernommen wird, Folgendes aus:
- Findet den Kontakt, dem die Aktivität hinzugefügt werden soll. Sie können die dafür verwendete Methode auswählen.
- Erstellt eine neue Aktivität beim Kontakt und weist ihr das übernommene Datum, die Zusammenfassung, Notizen und den Ersteller zu.
- Weist der Aktivität einen Aktivitätstyp zu. Sie können bei der Konfiguration des Datensatzes festlegen, wie die Aktivitätstypen zugewiesen werden.
Aktivitäten, die aus einem externen System übernommen werden, sind in InterAction nicht gesperrt. Jeder Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten kann die Aktivität bearbeiten. Sie können die normalen InterAction-Zugriffsrechte auf den Ordner verwenden, um Bearbeitungen der Daten zu steuern.
Außerdem sind Aktivitäten nicht im Besitz des externen Systems – sobald eine Aktivität zu InterAction hinzugefügt wurde, kann sie nicht mehr über Application Collaboration aktualisiert werden.
Entscheiden, welche Aktivitäten übernommen werden sollen
Stellen Sie sicher, dass die Aktivitäten, die Sie in InterAction übernehmen, auch tatsächlich genutzt werden. Übertragen Sie nicht eine große Anzahl von Aktivitäten, wenn Sie dafür keinen konkreten Zweck haben.
Im Gegensatz zu zusätzlichen Feldern und Adressen können Aktivitäten nach dem Hinzufügen nicht mehr vom externen System aktualisiert werden. Sie sind nicht im Besitz des anderen Systems – sie werden wie eigene Aktivitäten behandelt. Daher sollten Sie Aktivitäten nur für Elemente verwenden, die sich im externen System nicht mehr ändern.