Arbeitslisten verfügen über Sicherheitsfunktionen, um zu steuern, welche Benutzer Daten lesen, hinzufügen, bearbeiten und löschen können. Dies wird mithilfe von Zugriffsrechten umgesetzt.
Zugriffsrechte auf einer Arbeitsliste steuern die Informationen, die in dieser Liste bezogen werden. Das bedeutet, dass die Zugriffsrechte für die Liste beide folgenden Punkte steuern:
- Die Benutzer, die globale Informationen für Kontakte anzeigen und bearbeiten können, die in der Liste bezogen werden. Dies liegt daran, dass der Zugriff auf globale Informationen vom Ordner abhängt, der die Kontakte bezieht.
- Die Benutzer, die listenspezifische (ordnerspezifische) Informationen für alle Kontakte in der Liste anzeigen und bearbeiten können. Dies liegt daran, dass der Zugriff auf listenspezifische Informationen immer vom Ordner oder der Liste abhängt, auf die sich die Informationen beziehen.
Weitere Informationen zum Beziehen von Kontakten in Arbeitslisten finden Sie unter Nur-Arbeitslisten-Kontakte (Kontakte in Arbeitslisten beziehen).
Weitere Details finden Sie in den folgenden Themen:
- Zugriffsrechte für globale vs. listenspezifische Informationen in Arbeitslisten – Beispiele
- Rollen in Arbeitslisten
- Wie die Rollen den detaillierten Ordnerrechten zugeordnet werden
- Zugriffsrechte für Arbeitslisten im Web Client festlegen
- Zugriffsrechte für Arbeitslisten im Windows Client festlegen
Zugriffsrechte für globale vs. listenspezifische Informationen in Arbeitslisten – Beispiele
Ed Roberts hat Zugriff, um alle Kontaktdaten in der Arbeitsliste Ed’s Call List zu bearbeiten. Dieser Ordner enthält Folgendes:
• Die Firmenkontaktperson Jane Tarnoff. Dieser Kontakt wird am Standardort für Firmenkontakte (Firm Contacts - People) bezogen und ist mit dem Ordner „Ed’s Call List“ verknüpft.
• Den Nur-Arbeitslisten-Kontakt Sandy Diaz. Dieser Kontakt wird im Ordner „Ed’s Call List“ bezogen.
Eds Zugriffsrechte auf die Arbeitsliste ermöglichen ihm folgende Bearbeitungen für Jane:
• Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von nur in der Arbeitsliste vorhandenen Telefonnummern oder Adressen.
• Festlegen einer nur in der Arbeitsliste vorhandenen Postadresse.
• Hinzufügen von Aktivitäten bezüglich der Arbeitsliste.
• Bearbeiten und Löschen aller Aktivitäten, die sich auf die Arbeitsliste beziehen, außer denen, die auf die Ersteller beschränkt sind.
• Bearbeiten der nur in der Arbeitsliste vorhandenen Notizen.
• Bearbeiten der Werte für alle listenspezifischen Zusatzfelder.
Andere Änderungen, wie das Bearbeiten einer globalen Telefonnummer für Jane, werden nicht durch die Zugriffsrechte im Ordner „Ed’s Call List“ gesteuert. Die globalen Daten werden durch das Datenänderungsmanagement gesteuert. Der Zugriff auf globale Zusatzfelder und Notizen wird durch Eds Zugriffsrechte auf den Quellordner (Firm Contacts - People) geregelt.
Im Gegensatz dazu kann Ed mit seinen Zugriffsrechten auf die Arbeitsliste folgende Änderungen für Sandy vornehmen:
• Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen aller Telefonnummern oder Adressen.
• Bearbeiten sowohl globaler als auch nur in der Arbeitsliste vorhandener Notizen.
• Bearbeiten der Werte sowohl für globale als auch für listenspezifische Zusatzfelder.
Da Sandy ein Nur-Arbeitslisten-Kontakt ist, steuern die Zugriffsrechte auf der Liste alle Daten zu diesem Kontakt.
Rollen in Arbeitslisten
Arbeitslisten verwenden im Web Client ein vereinfachtes Set an Zugriffsrechten. Jedem Benutzer oder jeder Gruppe kann eine von fünf Rollen zugewiesen werden. Die Rollen bestimmen, welche Daten der Benutzer in der Liste im Web Client hinzufügen und bearbeiten kann:
- Die Rolle Kein Zugriff blockiert jeglichen Zugriff auf die Liste.
- Prüfer können die Liste lesen, aber keine Daten bearbeiten.
- Bearbeiter haben alle Rechte der Prüfer und können zusätzlich listenspezifische Daten bearbeiten.
- Manager haben alle Rechte der Prüfer und Bearbeiter und können außerdem Kontakte in der Liste hinzufügen und löschen.
- Listen-Administratoren haben alle Rechte der Prüfer, Bearbeiter und Manager und können zusätzlich Zusatzfelder definieren, Zugriffsrechte festlegen und die Liste löschen.
Die Rollen für Arbeitslisten gelten nur bei der Arbeit mit der Liste im Web Client. Bei Verwendung des Windows Client gelten die Standard-Zugriffsrechte für Ordner, wie unter Wie die Rollen den detaillierten Ordnerrechten zugeordnet werden beschrieben.
Zuweisen von Zugriffsrollen im Web Client
Wie die Rollen den detaillierten Ordnerrechten zugeordnet werden
Die verfügbaren Zugriffsoptionen für Ordner im Windows Client sind sehr komplex und ermöglichen eine hohe Granularität bei der Vergabe von Zugriffsrechten. Da dies für Benutzer des Web Client zu komplex wäre, steht diese Granularität für Arbeitslisten nicht zur Verfügung. Stattdessen werden die fünf Rollen auf die detaillierten Ordnerzugriffsrechte im Windows Client abgebildet.
Hinweis: Weitere Informationen zu Zugriffsrechten für andere Ordner als Arbeitslisten finden Sie unter Ordnersicherheit konfigurieren.
Die folgende Tabelle zeigt die spezifischen Zugriffsrechte, die jeder Rolle in der Arbeitsliste zugeordnet sind. Wenn Sie einem Benutzer im Web Client eine Rolle zuweisen, erhält dieser alle angegebenen Ordnerzugriffsrechte im Windows Client.
Rollen für Zugriffsrechte in Arbeitslisten
| Rolle in der Arbeitsliste | Entsprechende Ordnerzugriffsrechte |
|---|---|
| Kein Zugriff | Keine |
| Prüfer | Lesen |
| Bearbeiter |
Gleiche Rechte wie Prüfer, zusätzlich:
|
| Manager |
Gleiche Rechte wie Bearbeiter und Prüfer, zusätzlich:
|
| Administrator |
Gleiche Rechte wie Manager, Bearbeiter und Prüfer, zusätzlich:
|
Beachten Sie, dass einige dieser Rechte im Web Client nicht anwendbar sind. Beispielsweise können im Web Client keine Klassifizierungs-Definitionen erstellt werden.
Die oben beschriebene Zuordnung funktioniert je nachdem, ob die Rechte im Web Client oder im Windows Client vergeben werden, etwas unterschiedlich.
Rechtevergabe im Web Client
Wenn Sie im Web Client Rechte an einen Benutzer vergeben, erhält dieser alle entsprechenden Rechte für den Ordner im Windows Client.
Zuordnung von Arbeitslisten-Rollen zu Standard-Zugriffsrechten
[A] Ed wurde im Web Client die Rolle „Manager“ für diese Arbeitsliste zugewiesen.
[B] Ed hat daher die entsprechenden Zugriffsrechte für den Ordner im Windows Client (Kontakte hinzufügen, Kontakte löschen, Verknüpfen und Kontaktinformationen hinzufügen/bearbeiten/löschen).
Rechtevergabe im Windows Client
Wenn Sie im Windows Client granulare Rechte an einen Benutzer vergeben, berechnet der Web Client die entsprechende Rolle. Da die Granularität sehr unterschiedlich sein kann, ordnet der Web Client jeder Rolle ein einzelnes Zugriffsrecht wie folgt zu:
| Wenn Sie dieses Recht im Windows Client haben ... | Haben Sie diese Rolle im Web Client ... |
|---|---|
| Lesen | Prüfer |
| Name bearbeiten | Bearbeiter |
| Kontakt löschen | Manager |
| Ordnerverwaltung | Administrator |
Angenommen, Sie erstellen eine Arbeitsliste mit dem Windows Client und geben Ed Roberts sowohl Lese- als auch Namensbearbeitungsrechte:
- Im Web Client wird Ed die Rolle „Bearbeiter“ zugewiesen. Er hat somit alle mit dieser Rolle verbundenen Zugriffsrechte, wie unter Rollen für Zugriffsrechte in Arbeitslisten aufgeführt (Kontaktinformationen hinzufügen, bearbeiten und löschen usw.).
- Im Windows Client hat Ed nur Zugriff zum Lesen des Ordners und zum Bearbeiten von Kontaktnamen.
Beachten Sie, dass es möglich ist, im Windows Client Rechte zu vergeben, die nicht exakt den definierten Rollen im Web Client entsprechen. Wenn Sie beispielsweise einem Benutzer Lese- und Löschrechte für Kontakte geben, würde das Leserecht den Benutzer zum Prüfer machen. Das Recht zum Löschen von Kontakten würde den Benutzer normalerweise zum Manager machen, was alle Rechte eines Prüfers und Bearbeiters einschließt. Da der Benutzer jedoch keine Namensbearbeitungsrechte hat, kann er im Web Client keine Bearbeiterrechte erhalten. Daher könnte dieser Benutzer Folgendes tun:
- Die Liste lesen
- Kontakte hinzufügen und entfernen
In diesem Fall zeigt der Web Client die Rolle des Benutzers als Benutzerdefiniert an. Sie können im Web Client diese Rolle bei Bedarf auf eine der normalen Rollen ändern. Beachten Sie, dass die benutzerdefinierte Rolle nur auftritt, wenn Sie Zugriffsrechte im Windows Client vergeben; bei der Verwaltung einer Arbeitsliste im Web Client können Sie nur die definierten Rollen auswählen.
Benutzerdefinierte Rolle im Web Client
Zugriffsrechte für Arbeitslisten im Web Client festlegen
Um Zugriffsrechte für eine Arbeitsliste im Web Client festzulegen, müssen Sie Administratorrechte für die jeweilige Liste besitzen.
- Melden Sie sich im Web Client als ein Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten für die Arbeitsliste an, die Sie ändern möchten.
- Wählen Sie im linken Menü Arbeitslisten aus.
-
Wählen Sie die Arbeitsliste aus, die Sie ändern möchten. Falls die Liste nicht angezeigt wird, müssen Sie eventuell eine andere Option in der Anzeigen-Liste auswählen.
Wenn Sie Administratorrechte für die Liste haben, erscheint unten rechts ein Bereich Verwalten.
- Wählen Sie im Bereich Verwalten Zugriffsrechte aus.
-
Um Zugriffsrechte für einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, wählen Sie Benutzer/Gruppe hinzufügen.
Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus, denen Sie den Zugriff zuweisen möchten, wählen Sie dann die Rolle und klicken Sie auf Speichern. Weitere Informationen zu den einzelnen Rollen finden Sie unter Wie die Rollen den detaillierten Ordnerrechten zugeordnet sind.
- Um die Rolle für einen Benutzer oder eine Gruppe zu entfernen, suchen Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Link Entfernen.
- Um die Rolle für einen Benutzer oder eine Gruppe zu bearbeiten, suchen Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Link Rolle bearbeiten, ändern Sie die Rolle nach Bedarf und wählen Sie Speichern.
- Wählen Sie Schließen, wenn Sie die Bearbeitung der Zugriffsrechte für die Liste abgeschlossen haben.
Zugriffsrechte für Arbeitslisten im Windows Client festlegen
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client an.
- Öffnen Sie den Ordner.
- Wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten, um das Dialogfeld Ordner bearbeiten zu öffnen.
- Wählen Sie die Ansicht Sicherheit.
- Um neue Rechte für einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, wählen Sie Neu. InterAction zeigt das Dialogfeld Neue Zugriffsrechte an.
-
Unter Zugriff durch wählen Sie aus, ob Sie Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer, Mitglieder einer Gruppe oder alle Benutzer vergeben möchten.
Benutzer, die Zugriffsrechte im Web Client festlegen, können die Option für alle Benutzer nicht auswählen. Wenn Sie jedoch im Windows Client alle Benutzer auswählen, werden die Zugriffsrechte auch im Web Client berücksichtigt und können dort bearbeitet werden.
- Wählen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen für die Zugriffsrechte auf Ordner und Kontaktdaten aus. Weitere Informationen dazu, wie diese Rechte für Arbeitslisten funktionieren, finden Sie unter Wie die Rollen den detaillierten Ordnerrechten zugeordnet sind.
-
- Wählen Sie OK, um die Optionen zu übernehmen und das Dialogfeld Neue Zugriffsrechte zu schließen.
- Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Ordner bearbeiten zu schließen.